SAOS, Κώδικας Εταιρικής Διακυβέρνησης Γεωργικών Συνεταιρισμών

(Μετάφραση Κ. Παπαγεωργίου. Δημοσίευση κατόπιν αδείας του SAOS- Κορυφαίας Οργάνωσης Γεωργικών Συνεταιρισμών της Σκωτίας)

Περιεχόμενα

Προοίμιο
Περίληψη Βασικών Κανόνων

Μέλη
Ευκαιρίες ψηφοφορίας και η Ετήσια Γενική Συνέλευση (Γ.Σ.)
Ο ρόλος του Διοικητικού Συμβουλίου
Ο ρόλος των μελών του Συμβουλίου

Μέγεθος Διοικητικού Συμβουλίου
Ισορροπία Διοικητικού Συμβουλίου και ανεξαρτησία
Συμμετοχή Εξωτερικών (μη-μελών) στο Συμβούλιο
Ο πρόεδρος

Ο Διευθύνων Σύμβουλος

Ο Γραμματέας
Εκλογή, Ανανέωση θητείας του Διοικητικού Συμβουλίου και Σχεδιασμός Διαδοχής

Ενημέρωση, Πληροφόρηση και Συνεχής Επαγγελματική Ανάπτυξη

Ανεξάρτητες επαγγελματικές συμβουλές
Αξιολόγηση Επίδοσης Διοικητικού Συμβουλίου
Επιτροπές του Διοικητικού Συμβουλίου

Η Επιτροπή Υποψηφιοτήτων
Η Επιτροπή Αποζημιώσεων
Η Επιτροπή Ελέγχου

Η έκθεση του ελεγκτή στο Διοικητικό Συμβούλιο
Η Ετήσια Έκθεση
Αξιολόγηση Συμμόρφωσης
Διεθνής Συνεταιριστική Συμμαχία - Δήλωση της Συνεταιριστικής Ταυτότητας
 

Προοίμιο

Οι συνεταιρισμοί είναι επιχειρήσεις με ιδιοκτήτες τα μέλη τους που ιδρύονται σύμφωνα με τη Δήλωση για τη Συνεταιριστική Ταυτότητα της Διεθνούς Συνεταιριστικής Συμμαχίας και οι γεωργικοί συνεταιρισμοί έχουν υπάρξει, εδώ και καιρό, από τα πιο επιτυχημένα παραδείγματα στο Ηνωμένο Βασίλειο. Οι γεωργικοί συνεταιρισμοί είναι νομικά πρόσωπα στα οποία οι αγρότες συνεργάζονται για να επιτύχουν κάποιο εμπορικό στόχο που δεν μπορούν να επιτύχουν όταν εργάζονται ανεξάρτητα μεταξύ τους.

Κλειδί για την επιτυχία του μοντέλου είναι η διακυβέρνηση. Η παραμέληση της διακυβέρνησης αποδυναμώνει το πλαίσιο λογοδοσίας και συνεπάγεται πολλαπλούς κινδύνους για την επιχείρηση και τη στρατηγική της με την πάροδο του χρόνου. Αντίθετα, η χρηστή διακυβέρνηση υποστηρίζει το διοικητικό συμβούλιο του συνεταιρισμού στο έργο της δημιουργίας και διατήρησης μιας ισχυρής και βιώσιμης επιχείρησης. Ο συνεταιριστικός τομέας έχει, συνεπώς, από καιρό αναγνωρίσει την αξία της καλής πρακτικής διακυβέρνησης. Οι συνεταιρισμοί του Ηνωμένου Βασιλείου και του SAOS (Scottish Agricultural Organisation Society Ltd) έχουν συνδυάσει την εκτεταμένη εμπειρία τους στη διακυβέρνηση σε όλους τους τομείς της Συνεταιριστικής Κίνησης για την παραγωγή αυτού του πρώτου ολοκληρωμένου κώδικα για γεωργικούς συνεταιρισμούς. Ο Κώδικας βασίζεται στις βέλτιστες πρακτικές από ένα ευρύτερο επιχειρηματικό περιβάλλον, (συμπεριλαμβανομένου και του Κώδικα Εταιρικής Διακυβέρνησης του Ηνωμένου Βασιλείου που ισχύει για τις εισηγμένες στο χρηματιστήριο εταιρείες), αλλά αντικατοπτρίζει τα διακριτά χαρακτηριστικά των γεωργικών συνεταιρισμών. Υπάρχουν πολλές περιοχές επικαλύψεων, διότι η χρηστή διακυβέρνηση αναφέρεται, από πολλές απόψεις, στις ίδιες βασικές αρχές. Ωστόσο, σε ένα συνεταιρισμό, το διοικητικό συμβούλιο πρέπει να οδηγεί τον συνεταιρισμό και ταυτόχρονα να λειτουργεί σύμφωνα με τη Δήλωση για τη Συνεταιριστική Ταυτότητα της Διεθνούς Συνεταιριστικής Συμμαχίας, να ασχολείται ενεργά και να διατηρεί στενές σχέσεις με τα μέλη του και να ενθαρρύνει την ενεργό συμμετοχή των μελών στις πρακτικές της διακυβέρνησής του.

Η διακυβέρνηση αφορά τον τρόπο που οι συνεταιρισμοί διευθύνονται και ελέγχονται και, συνεπώς, είναι στο επίκεντρο των εργασιών του διοικητικού συμβουλίου. Αυτός ο Κώδικας είναι οδηγός για τα βασικά στοιχεία αποτελεσματικής πρακτικής του διοικητικού συμβουλίου. Έχει σχεδιαστεί για να βοηθά τα διοικητικά συμβούλια κατά την εκτέλεση του ρόλου της διακυβέρνησης και να παρέχει ένα μέτρο της υπευθυνότητας και διασφάλισης στα μέλη.

Η χρήση του Κώδικα

Ο Κώδικας είναι δομημένος σε τρία επίπεδα. Κατ' αρχάς, οι βασικοί κανόνες εκθέτουν συνοπτικά τις βασικές αρχές της διακυβέρνησης που ισχύουν για όλους τους συνεταιρισμούς. Κάθε βασικός κανόνας έχει έναν ή περισσότερους υποστηρικτικούς κανόνες. Αυτοί οι υποστηρικτικοί κανόνες απεικονίζουν το τι θα μπορούσε να αποτελέσει καλή συμμόρφωση της διακυβέρνησης με τους βασικούς κανόνες. Οι προϋποθέσεις είναι τα ειδικά σημεία στα οποία όλοι οι συνεταιρισμοί θα πρέπει να αναφέρονται σε ετήσια βάση.

 
Η ευελιξία του Κώδικα

Αναγνωρίζεται ότι οι διαφορετικοί συνεταιρισμοί μπορούν να επιλέξουν να εφαρμόζουν τις διατάξεις του Κώδικα με διάφορους τρόπους και ότι «ένα μέγεθος δεν ταιριάζει σε όλους». Οι μικρότεροι γεωργικοί συνεταιρισμοί, ειδικότερα, μπορεί να αισθάνονται ότι δεν είναι σκόπιμο ή αναγκαίο να συμμορφώνονται με όλες τις διατάξεις του Κώδικα. Ωστόσο, προτείνεται ότι οι βασικοί κανόνες και οι υποστηρικτικοί κανόνες έχουν καθολική ισχύ και κάθε διοικητικό συμβούλιο θα πρέπει να θεωρεί ότι αυτοί αντικατοπτρίζονται στις πρακτικές διακυβέρνησης.

Αναφορά ως προς την τήρηση του Κώδικα

Ο Κώδικας απαιτεί από τους συνεταιρισμούς να παρέχουν δηλώσεις στις ετήσιες εκθέσεις τους που αναφέρουν το βαθμό στον οποίο τον έχουν τηρήσει κατά τη διάρκεια της περιόδου αναφοράς. Μπορούν να κάνουν οποιεσδήποτε δηλώσεις θεωρούν σκόπιμο όσον αφορά την προσέγγισή τους για τη διακυβέρνηση και τον Κώδικα. Ωστόσο, θα πρέπει να γνωστοποιούν αν έχουν ή δεν έχουν συμμορφωθεί με τις διατάξεις του Κώδικα και, όπου δεν το έχουν πράξει, να δίδουν μια εξήγηση για τα μέτρα που έχουν λάβει αντ' αυτών. Τέτοιες εξηγήσεις θα πρέπει:

• Να αναφέρουν ποια εναλλακτικά μέτρα λαμβάνει ο συνεταιρισμός στη θέση των κανόνων που καθορίζονται στον Κώδικα για να μετριασθεί ο τυχόν πρόσθετος κίνδυνος.

Οι συνεταιρισμοί του Ηνωμένου Βασιλείου (Co-operatives UK) και ο SAOS είναι σε θέση να παράσχουν εξωτερική διασφάλιση στους συνεταιρισμούς για το επίπεδο συμμόρφωσής τους με τον Κώδικα. Μπορεί επίσης να παρασχεθεί μια αξιολόγηση των θεμάτων της διακυβέρνησης, συμβουλές και βοήθεια στην ανάπτυξη πρακτικών συμβατών με τον Κώδικα.

Επανεξέταση του Κώδικα

Ο Κώδικας θα υπόκειται σε περιοδική αναθεώρηση υπό το πρίσμα των αλλαγών στη νομοθεσία και την ορθή πρακτική.

Ιανουάριος 2014

Περίληψη των Βασικών Κανόνων

• Οι γεωργικοί συνεταιρισμοί είναι δημοκρατικές οργανώσεις που ανήκουν στα μέλη τους και το διοικητικό συμβούλιο θα πρέπει να προωθεί την ανάπτυξη και την εξέλιξη των μελών και να ενθαρρύνει τα μέλη να συμμετέχουν ενεργά στη διακυβέρνησή τους.

• Οι γεωργικοί Συνεταιρισμοί θα πρέπει να χρησιμοποιούν την Ετήσια Γενική Συνέλευση, ενδιάμεσες συνελεύσεις, και άλλες ευκαιρίες και μεθόδους επικοινωνίας με τα μέλη και να τα ενθαρρύνουν να ασκούν τα δημοκρατικά τους δικαιώματα και την ενεργό συμμετοχή τους.

• Κάθε γεωργικός συνεταιρισμός θα πρέπει να διευθύνεται από ένα αποτελεσματικό διοικητικό συμβούλιο το οποίο είναι αξιόπιστο, στηριζόμενο στην αμοιβαία κατανόηση των στόχων του, στα μέλη του και είναι συλλογικά υπεύθυνο για τη μακροπρόθεσμη επιτυχία της επιχείρησης.

• Τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου είναι υπεύθυνα για τη διασφάλιση ότι ο συνεταιρισμός είναι μια επιτυχημένη συνεταιριστική επιχείρηση, δεσμευόμενη με τα μέλη της να παράγει αξία γι’ αυτά και να εξυπηρετεί τα συμφέροντα και την προστασία των περιουσιακών στοιχείων των μελών της, ασκώντας ανεξάρτητη και αντικειμενική κρίση.

• Το διοικητικό συμβούλιο θα πρέπει να είναι κατάλληλου μεγέθους, ώστε να διασφαλίζει την εκπροσώπηση της ποικιλόμορφης σύνθεσης των μελών και να είναι σε θέση να οδηγεί τον συνεταιρισμό στην επίτευξη του στρατηγικού και άλλων στόχων.

• Το διοικητικό συμβούλιο θα πρέπει να ενεργεί αντικειμενικά και δίκαια προς το συμφέρον του συνεταιρισμού και των μελών του ως συνόλου.

• Για να εξασφαλιστεί ότι το διοικητικό συμβούλιο μπορεί να εκπληρώσει το ρόλο του σωστά και ότι ενεργεί στο μέγιστο των δυνατοτήτων του, το διοικητικό συμβούλιο θα πρέπει να εξετάζει την ανάγκη και τα οφέλη, του προσεταιρισμού εξωτερικών (μη-μελών του συνεταιρισμού) ως μελών του διοικητικού συμβουλίου για να εισφέρουν κατάλληλη εμπειρογνωμοσύνη και ισορροπία.

• Ο πρόεδρος είναι υπεύθυνος για την καθοδήγηση του διοικητικού συμβουλίου και θα πρέπει να διασφαλίζει ότι το διοικητικό συμβούλιο ελέγχει αποτελεσματικά τις υποθέσεις του συνεταιρισμού και είναι σε εγρήγορση για τις υποχρεώσεις του προς τα μέλη του.

• Ο διευθύνων σύμβουλος του συνεταιρισμού είναι υπεύθυνος για την εκτελεστική διαχείριση των δραστηριοτήτων του συνεταιρισμού. Αυτός ή αυτή είναι ο ανώτερος διαχειριστής, υπεύθυνος για τη διαχείριση και στον οποίο αναφέρονται όλα τα μέλη της διαχείρισης.

• Ο γραμματέας έχει την ευθύνη για την παροχή συμβουλών στον συνεταιρισμό για όλα τα θέματα διακυβέρνησης που αφορούν τον συνεταιρισμό. Το διοικητικό συμβούλιο έχει δικαίωμα να αναμένει από τον γραμματέα να παρέχει αμερόληπτες συμβουλές και να ενεργεί προς το συμφέρον του συνεταιρισμού.

• Οι διαδικασίες θα πρέπει να εξασφαλίζουν την τακτική ανανέωση των μελών του διοικητικού συμβουλίου και των επιτροπών του, ώστε να διασφαλίζουν ότι τα δημοκρατικά δικαιώματα των μελών μπορούν να ασκούνται και ότι το συμβούλιο είναι υπόλογο στα μέλη και είναι σε θέση να αντιμετωπίζει τη διαχείριση αποτελεσματικά υπό το φως των στόχων, των πολιτικών και των στρατηγικών του συνεταιρισμού.

• Τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου θα πρέπει να καταρτίζονται πλήρως για τον ρόλο τους και θα πρέπει να ενημερώνονται πάντοτε σωστά, προκειμένου να τους δίδεται η δυνατότητα να εκτελούν τα καθήκοντά τους αποτελεσματικά.

• Το διοικητικό συμβούλιο θα πρέπει να είναι καλά ενημερωμένο και να έχει πρόσβαση σε όλες τις πληροφορίες και συμβουλές που είναι απαραίτητες για να μπορεί να ανταποκρίνεται στον ρόλο του, να ενεργεί προς το συμφέρον των μελών και την προστασία των περιουσιακών τους στοιχείων.

• Το διοικητικό συμβούλιο θα πρέπει να προβαίνει σε επίσημη και αυστηρή ετήσια αξιολόγηση της επίδοσής του καθώς και των επιτροπών του και των επιμέρους μελών του για να εξασφαλίζει ότι οι ρόλοι μπορούν να διεκπεραιώνονται αποτελεσματικά. Ο πρόεδρος θα πρέπει να ενεργεί ανάλογα με τα αποτελέσματα της αξιολόγησης του διοικητικού συμβουλίου, αναγνωρίζοντας τα πλεονεκτήματα και τις αδυναμίες του διοικητικού συμβουλίου και λαμβάνοντας όλα τα κατάλληλα μέτρα για την αντιμετώπιση των αδυναμιών.

• Το διοικητικό συμβούλιο θα πρέπει να συγκροτεί επιτροπές για να επεξεργάζονται εξειδικευμένες πτυχές των αρμοδιοτήτων του, ώστε εφοδιάζεται με επαρκείς πληροφορίες και να εξασφαλίζει ότι είναι σε θέση να ανταποκρίνεται αποτελεσματικά το ρόλο του.

• Το διοικητικό συμβούλιο πρέπει να θεσπίσει μια επιτροπή έρευνας.

• Το Διοικητικό συμβούλιο πρέπει να θεσπίσει μια επιτροπή αμοιβών.

• Το ΔΣ θα πρέπει να συστήσει επιτροπή ελέγχου.

• Το Διοικητικό Συμβούλιο θα πρέπει να εξασφαλίζει ότι η ετήσια έκθεση πεπραγμένων παρουσιάζει μια δίκαιη, ισορροπημένη και κατανοητή εκτίμηση του επιχειρηματικού μοντέλου, της στρατηγικής και της επίδοσης του συνεταιρισμού.

 


1. Μέλη

Βασικός κανόνας

Οι γεωργικοί συνεταιρισμοί είναι δημοκρατικές οργανώσεις που ανήκουν στα μέλη τους και το διοικητικό συμβούλιο θα πρέπει να προωθεί την ανάπτυξη και την εξέλιξη των μελών και να ενθαρρύνει τα μέλη να συμμετέχουν ενεργά στη διακυβέρνησή τους.

Υποστηρικτικοί κανόνες

Οι συνεταιρισμοί θα πρέπει να αναπτύσσουν δομές και πολιτικές που επιτρέπουν και προωθούν την ενεργό συμμετοχή των μελών σε ένα επίπεδο κάτω από το διοικητικό συμβούλιο.

Τα μέλη έχουν σαφώς καθορισμένα δικαιώματα και υποχρεώσεις και οφείλουν να θεωρούν το διοικητικό συμβούλιο υπεύθυνο, με βάση την αμοιβαία κατανόηση των στόχων, για τις πολιτικές και τις επιδόσεις του συνεταιρισμού τους. Τα μέλη θα πρέπει να διασφαλίζουν ότι οι πολιτικές και οι επιδόσεις είναι σύμφωνες με τους δεδηλωμένους στόχους του συνεταιρισμού και τη Δήλωση της Συνεταιριστικής Ταυτότητας της Διεθνούς Συνεταιριστικής Συμμαχίας, η οποία αποτελεί τη βάση όλων των συνεταιριστικών επιχειρήσεων.

Τα μέλη των επιτροπών περιοχής ή τα περιφερειακά συμβούλια, εφόσον ισχύουν για τον συνεταιρισμό, τα οποία εκλέγουν άμεσα το διοικητικό συμβούλιο, θα πρέπει να διαθέτουν τις αναγκαίες πληροφορίες και τους πόρους για να ελέγχουν τη λογοδοσία του διοικητικού συμβουλίου.

Οι συνεταιρισμοί θα πρέπει να είναι σαφείς ως προς την αξία που θα δημιουργούν για τα μέλη τους, και θα πρέπει να επικοινωνούν με τα μέλη κατά τη διάρκεια της ανάπτυξης στρατηγικών που ανταποκρίνονται στις ανάγκες τους.

Προϋποθέσεις

1. Το διοικητικό συμβούλιο και ο γραμματέας θα πρέπει να συμβουλεύουν τα μέλη σχετικά με το δικαίωμα να θέσουν υποψηφιότητα για εκλογή στο διοικητικό συμβούλιο ή / και στα περιφερειακά συμβούλια και τις επιτροπές περιοχής και τι αυτό θα συνεπάγεται, και να καθιστούν σαφές ποια είναι τα κατάλληλα προσόντα για υποψηφιότητα εκλογής σε αξίωμα.

2. Ανάλογα με το μέγεθος, την πολυπλοκότητα και το προφίλ κινδύνου του συνεταιρισμού το διοικητικό συμβούλιο θα πρέπει να διασφαλίζει ότι προπαρασκευαστική κατάρτιση ή ενημερώσεις είναι διαθέσιμες για τα μέλη που δηλώνουν ενδιαφέρον για τη συμμετοχή στις εκλογές για το διοικητικό συμβούλιο, τα περιφερειακά συμβούλια, και / ή τις επιτροπές περιοχής.

3. Το διοικητικό συμβούλιο θα πρέπει να διασφαλίζει ότι οι πληροφορίες σχετικά με τη διαθεσιμότητα των εν λόγω πληροφοριών γίνονται ευρέως γνωστές.

4. Ο γραμματέας θα πρέπει να διατηρεί ένα ακριβές και ενημερωμένο μητρώο μελών.

5. Το διοικητικό συμβούλιο θα πρέπει να παρέχει ευκαιρίες για διαβούλευση και συζήτηση με τα μέλη, προς υποβοήθηση της ενημέρωσης για την αναπτυξιακή στρατηγική, που να ανταποκρίνεται στις ανάγκες των μελών.

6. Το διοικητικό συμβούλιο θα πρέπει να συντάξει μια δήλωση που να παρέχει λεπτομέρειες σχετικά με την αξία που ο συνεταιρισμός επιδιώκει να δημιουργήσει για τα μέλη και ετησίως να εξετάζει την πρόοδο σε σύγκριση με τη δήλωση αυτή.

7. Κατά την παρακολούθηση της πολιτικής συμμετοχής των μελών, το διοικητικό συμβούλιο θα πρέπει να λαμβάνει υπόψη του τα ακόλουθα:

• Τον αριθμό μελών που εισέρχονται και αποχωρούν από τον συνεταιρισμό.

• Τον αριθμό μελών που μετέχουν στις συνελεύσεις.

• Τον αριθμό των επιτροπών των μελών ή / και άλλων ομάδων μελών και τον αριθμό των μελών που παρίστανται.

• Την προσέλευση στις εκλογές, για να εξακριβωθεί αν η εκλογική προσέλευση είναι δημογραφικά αντιπροσωπευτική των μελών.

• Το βαθμό οικονομικής συμμετοχής των μελών στον συνεταιρισμό.

• Τη συμμετοχή των μελών στην κατάρτιση και σε άλλες συνεταιριστικές εκδηλώσεις.

Θα πρέπει να καταβληθούν σημαντικές προσπάθειες για τη βελτίωση των στοιχείων αυτών σε ετήσια βάση.

8. Το διοικητικό συμβούλιο θα πρέπει να επιδιώκει να εφαρμόσει ολοκληρωμένες πολιτικές για την συμμετοχή των μελών, και να διασφαλίσει ότι τα δημοκρατικά δικαιώματα των μελών γίνονται σαφή και ότι οι εκλογές είναι διαγωνιστική διαδικασία, όπου αυτό είναι δυνατόν.

9. Κατά περίπτωση, τα μέλη των επιτροπών περιοχής ή των περιφερειακών συμβουλίων θα πρέπει να λαμβάνουν επαρκείς πληροφορίες σχετικές με το ρόλο τους, και να μην περιορίζονται, κατ’ ανάγκη, στην περιοχή τους, για να μπορούν να ανταποκρίνονται στις υποχρεώσεις τους.

10. Κατά περίπτωση, τα μέλη των επιτροπών περιοχής ή των περιφερειακών συμβουλίων θα πρέπει να υπόκεινται στις υποχρεώσεις της εχεμύθειας, αντίστοιχες με εκείνες που ισχύουν για τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου του συνεταιρισμού. Τα μέλη των επιτροπών περιοχής ή των περιφερειακών συμβουλίων θα πρέπει να συμπεριφέρονται σύμφωνα με τον κώδικα των μελών του διοικητικού συμβουλίου κατάλληλα προσαρμοσμένο για το σκοπό αυτό από τον συνεταιρισμό.

 

2. Ευκαιρίες Ψηφοφορίας και η Ετήσια Γενική Συνέλευση (Γ.Σ.)

Βασικός κανόνας

Οι γεωργικοί συνεταιρισμοί θα πρέπει να χρησιμοποιούν την Ετήσια Γενική Συνέλευση, τις έκτακτες συνελεύσεις, και άλλες ευκαιρίες και μεθόδους επικοινωνίας με τα μέλη τους και να τα ενθαρρύνουν να ασκούν τα δημοκρατικά τους δικαιώματα και την ενεργό συμμετοχή τους.

Υποστηρικτικοί κανόνες

Οι συνεταιρισμοί θα πρέπει να επιδιώκουν να ενθαρρύνουν όλα τα μέλη να παρίστανται στην Ετήσια Γενική Συνέλευση, και στις ενδεχόμενες ενδιάμεσες Συνελεύσεις.

Οι συνεταιρισμοί θα πρέπει να προωθούν μια ζωντανή δημοκρατία και να εξασφαλίζουν τον ύψιστο βαθμό ψηφοφορίας κατά τις συνελεύσεις και τη συμμετοχή στις εκλογές.

Θα πρέπει να υπάρχει επίσημη, αυστηρή, διαφανής και γενικευμένη διαδικασία ψηφοφορίας. Τα μέλη έχουν την ευθύνη να κάνουν μελετημένη χρήση της ψήφου τους.

Το διοικητικό συμβούλιο θα πρέπει να διασφαλίζει ότι η μορφή, η οργάνωση και το περιεχόμενο της Ετήσιας Γενικής Συνέλευσης, και των ενδεχόμενων ενδιάμεσων συνελεύσεων, θα είναι όσο το δυνατόν πιο προσβάσιμες, συμπεριλαμβανομένης της χρήσης ηλεκτρονικών μεθόδων κατά περίπτωση.

Προϋποθέσεις

11. Το διοικητικό συμβούλιο θα πρέπει να διασφαλίζει ότι οι συνελεύσεις θα πραγματοποιούνται σε χρόνους και σε χώρους βολικούς για το μεγαλύτερο δυνατό αριθμό μελών του συνεταιρισμού.

12. Θα πρέπει να γίνεται πρόβλεψη για μέλη με ειδικές ανάγκες.

13. Οι συνεταιρισμοί θα πρέπει να γνωστοποιούν τις Ετήσιες Γενικές Συνελεύσεις, τις Έκτακτες Συνελεύσεις και τις εκλογές των μελών του διοικητικού συμβουλίου με τον καταλληλότερο δυνατό τρόπο, για παράδειγμα, μέσω ταχυδρομείου, στις εγκαταστάσεις του συνεταιρισμού, με καταχωρήσεις στον τοπικό τύπο, με τα μέσα μαζικής ενημέρωσης και το διαδίκτυο.

14. Κατάλληλη προειδοποίηση, τουλάχιστον είκοσι μιας ημερών, θα πρέπει να παρέχεται στα μέλη πριν από την Ετήσια Γενική Συνέλευση.

 15. Επαρκείς πληροφορίες θα πρέπει να παρέχονται στα μέλη ώστε να μπορέσουν να λάβουν μια τεκμηριωμένη απόφαση να θέσουν υποψηφιότητα για τις εκλογές.

16. Το διοικητικό συμβούλιο θα πρέπει να εξετάζει ποιες διαδικασίες είναι κατάλληλες, ώστε να μεγιστοποιηθεί η συμμετοχή των μελών στις συνελεύσεις και στις εκλογές, για παράδειγμα, ταχυδρομικώς, τηλεφωνικώς και με ηλεκτρονικές μεθόδους.

17. Επαρκείς πληροφορίες θα πρέπει να παρέχονται στα μέλη, ώστε να μπορούν να λάβουν μια τεκμηριωμένη απόφαση σχετικά με την ψήφο τους.

18. Το διοικητικό συμβούλιο θα πρέπει να καθορίζει διαδικασίες ώστε να εξασφαλίζεται ότι οι εκλογές, συμπεριλαμβανομένης της διαδικασίας προσέλκυσης ψήφων, είναι δίκαιες και διαφανείς και χωρίς απάτη και κατάχρηση επιρροής.

19. Το διοικητικό συμβούλιο θα πρέπει να θέτει σε εφαρμογή μια δίκαιη και διαφανή μέθοδο καταμέτρησης των ψήφων και η διαδικασία αυτή θα πρέπει να εξηγείται στα μέλη.

20. Τυχόν εκλογές χωρίς ανταγωνιστικές υποψηφιότητες, για θέσεις στο διοικητικό συμβούλιο, περιφερειακά συμβούλια και / ή επιτροπές περιοχής θα πρέπει να τεκμηριώνονται στην ετήσια έκθεση, μαζί με τυχόν προσπάθειες που καταβλήθηκαν από το διοικητικό συμβούλιο για τη διεύρυνση της συμμετοχής των μελών στη διακυβέρνηση του συνεταιρισμού.

21. Ένα διοικητικό συμβούλιο που προτείνει συναλλαγές, εξαγορές ή εκποιήσεις, που αφορούν το 25% ή περισσότερο των κεφαλαίων των μελών του συνεταιρισμού, θα πρέπει να το γνωστοποιεί στα μέλη σε μια συμβουλευτική συνάντηση. Οι συνεταιρισμοί μπορεί να επιθυμούν να προχωρούν περαιτέρω και να ζητούν την έγκριση των εν λόγω αποφάσεων από τα μέλη, προς το συμφέρον της δημοκρατικής λογοδοσίας.

22. Ένα διοικητικό συμβούλιο που εξετάζει την αποδοχή μιας μεταβίβασης δεσμεύσεων σε άλλον συνεταιρισμό, πρέπει να βεβαιωθεί ότι τα συμφέροντα των μελών διασφαλίζονται κατά τη διαπραγμάτευση της μεταφοράς των δεσμεύσεων, και θα πρέπει να θέτει στη διάθεση των μελών όλες τις πληροφορίες που χρειάζονται για να κάνουν συνειδητές επιλογές, ως προς το αν πρέπει ή όχι να εγκρίνουν τη μεταβίβαση.

23. Ένα διοικητικό συμβούλιο που εξετάζει την αποδοχή μιας μεταβίβασης των δεσμεύσεων ενός άλλου συνεταιρισμού, όπου αυτή η συναλλαγή αφορά ποσό ανώτερο από το 25% των κεφαλαίων των μελών του συνεταιρισμού που εξετάζει την αποδοχή, πρέπει επίσης να λαμβάνει υπόψη του τα συμφέροντα των μελών και θα πρέπει να συμβουλεύεται τα μέλη και να τους παρέχει όλες τις πληροφορίες που χρειάζονται για να εκφράσουν μια ενημερωμένη προτίμησης ως προς το εάν ή όχι η μεταβίβαση πρέπει να εγκριθεί.

3. Ο ρόλος του Διοικητικού Συμβουλίου

Γενικός κανόνας

Κάθε γεωργικός συνεταιρισμός θα πρέπει να διευθύνεται από ένα αποτελεσματικό διοικητικό συμβούλιο, το οποίο είναι αξιόπιστο, στηριζόμενο στην αμοιβαία κατανόηση των στόχων του, στα μέλη του και είναι συλλογικά υπεύθυνο για τη μακροπρόθεσμη επιτυχία της επιχείρησης.

Υποστηρικτικοί κανόνες

Ο ρόλος του συμβουλίου είναι να ηγείται του συνεταιρισμού. Θα πρέπει να θέτει τους στρατηγικούς στόχους του συνεταιρισμού, λαμβάνοντας υπόψη τις ανάγκες των μελών του, και θα πρέπει να διασφαλίζει ότι οι πόροι είναι διαθέσιμοι για την επίτευξή τους και να ελέγχει τις επιδόσεις της διαχείρισης.

Το διοικητικό συμβούλιο θα πρέπει να θέτει τις αξίες, το ήθος και το πολιτιστικό επίπεδο του συνεταιρισμού, λαμβάνοντας υπόψη τις Αξίες και τις Αρχές της Διεθνούς Συνεταιριστικής Συμμαχίας. Το διοικητικό συμβούλιο πρέπει να εξασφαλίζει ότι, κατά τη λειτουργία της επιχείρησης, η διαχείριση διατηρεί τις αξίες, το ήθος και το πολιτιστικό επίπεδο και πρέπει να εξασφαλίζει ότι οι υποχρεώσεις του συνεταιρισμού προς τα μέλη και τα άλλα ενδιαφερόμενα μέρη, ιδίως τους εργαζόμενους, τους πελάτες, τους προμηθευτές και την κοινότητα, είναι κατανοητές και εκπληρώνονται.

Το διοικητικό συμβούλιο, με τη συμβολή του Διευθύνοντος Συμβούλου (ή Γενικού Διευθυντή), θα πρέπει να είναι υπεύθυνο για τον καθορισμό της αμοιβής των εξωτερικών (μη-μελών) διοικητικών συμβούλων.

Το διοικητικό συμβούλιο είναι υπεύθυνο για τη διασφάλιση ότι η διαχείριση του κινδύνου αντιμετωπίζεται σωστά στο πλαίσιο του συνεταιρισμού.

Το διοικητικό συμβούλιο, με τη συμβολή του διευθύνοντος συμβούλου, έχει την τελική ευθύνη για τον προσδιορισμό των βασικών επιχειρηματικών κινδύνων που αντιμετωπίζει ο συνεταιρισμός και θα πρέπει να καταρτίζει σχέδια για τον έλεγχο, την παρακολούθηση και την ελαχιστοποίηση των κινδύνων αυτών.

Το διοικητικό συμβούλιο πρέπει να καθορίζει τα είδη των κινδύνων που ο συνεταιρισμός είναι διατεθειμένος να αναλάβει.

Το διοικητικό συμβούλιο θα πρέπει να διασφαλίζει ότι η διαχείριση διατηρεί ένα υγιές σύστημα εσωτερικού ελέγχου και διαχείρισης κινδύνων για την προστασία των επενδύσεων των μελών και των περιουσιακών στοιχείων του συνεταιρισμού.

Το διοικητικό συμβούλιο θα πρέπει να είναι βέβαιο ότι διαθέτει τα κατάλληλα μέσα για τον έλεγχο και τη λήψη πληροφοριών σχετικά με τυχόν θυγατρικές ή συναφείς επιχειρήσεις.

Προϋποθέσεις

24. Το διοικητικό συμβούλιο θα πρέπει να συνεδριάζει αρκετά τακτικά για να ανταποκρίνεται στα καθήκοντά του.

25. Θα πρέπει να υπάρχει μια επίσημη καταγραφή των θεμάτων που προορίζονται αποκλειστικά για το διοικητικό συμβούλιο.

26. Η ετήσια έκθεση πεπραγμένων θα πρέπει να αναφέρει πως λειτουργεί το διοικητικό συμβούλιο και το είδος των αποφάσεων που λαμβάνονται από το διοικητικό συμβούλιο καθώς και εκείνων που έχουν εκχωρηθεί στη διαχείριση.

27. Η ετήσια έκθεση πεπραγμένων πρέπει να αναφέρεται στον αριθμό των συνεδριάσεων του διοικητικού συμβουλίου και των επιτροπών που πραγματοποιήθηκαν κατά τη διάρκεια του έτους και την ατομική συμμετοχή των μελών τους σε αυτές.

28. Το διοικητικό συμβούλιο θα πρέπει να διασφαλίζει ότι ο συνεταιρισμός διατηρεί ισχυρά και αιτιολογούμενα συστήματα διαχείρισης κινδύνων και εσωτερικού ελέγχου και το πώς έχει γίνει αυτό θα πρέπει να αναφέρεται στην ετήσια έκθεση πεπραγμένων. Δείτε την ενότητα «Εσωτερικός Έλεγχος και Διαχείριση Κινδύνων».

29. Το διοικητικό συμβούλιο θα πρέπει να βεβαιώνεται, έχοντας λάβει διαβεβαιώσεις από τη διαχείριση και τον ελεγκτή, για την αξιοπιστία των οικονομικών πληροφοριών και άλλων κρίσιμων δομικών και λειτουργικών διαδικασιών.

30. Ο γραμματέας θα πρέπει να οργανώσει την κατάλληλη ασφαλιστική κάλυψη για ενδεχόμενη νομική δράση κατά μελών του διοικητικού συμβουλίου.

31. Τουλάχιστον μία φορά το χρόνο, το διοικητικό συμβούλιο θα πρέπει να πραγματοποιεί μια εις βάθος επανεξέταση της στρατηγικής, και όταν είναι απαραίτητο θα πρέπει να αναπροσαρμόζει τη στρατηγική, για να βεβαιώνεται ότι ανταποκρίνεται στις εξελισσόμενες ανάγκες των μελών και των αγορών.

32. Τουλάχιστον μία φορά το χρόνο το διοικητικό συμβούλιο θα πρέπει να συνεδριάζει ή να πραγματοποιεί μέρος της συνεδρίασής του, χωρίς υπηρεσιακούς διευθυντές των εργαζομένων, διευθυντές διαχείρισης ή τον διευθύνοντα σύμβουλο, παρόντες.

33. Το Διοικητικό Συμβούλιο θα πρέπει να καθορίσει τις διατάξεις και τα πρωτόκολλα που απαιτούν έναν ορισμένο βαθμό εμπιστευτικότητας των συζητήσεών του.

34. Το διοικητικό συμβούλιο θα πρέπει να μένει ικανοποιημένο ότι έχει δαπανήσει τον απαιτούμενο χρόνο συζητώντας εκθέσεις σχετικά με την επίδοση των τυχόν θυγατρικών και συναφών επιχειρήσεων.

35. Σε περίπτωση διάλυσης φερέγγυου φορέα, τυχόν πλεόνασμα που προκύπτει θα πρέπει να διανέμεται σύμφωνα με τις Συνεταιριστικές Αρχές.

4. Ο ρόλος των μελών του διοικητικού συμβουλίου

Βασικός κανόνας

Τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου είναι υπεύθυνα για τη διασφάλιση ότι ο συνεταιρισμός είναι μια επιτυχημένη συνεταιριστική επιχείρηση, δεσμευόμενη με τα μέλη της να παράγει αξία γι’ αυτά και να εξυπηρετεί τα συμφέροντα και την προστασία των περιουσιακών στοιχείων των μελών της, ασκώντας ανεξάρτητη και αντικειμενική κρίση.

Υποστηρικτικοί κανόνες

Τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου θα πρέπει να γνωρίζουν ότι ενδέχεται να προκύψουν ζητήματα που αφορούν συγκρούσεις συμφερόντων και να γνωρίζουν καλώς πώς αντιμετωπίζονται.

Τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου θα πρέπει να κατανοούν και να δεσμεύονται να τηρούν την συνεταιριστική μορφή της επιχείρησης, θα πρέπει να εκπληρώνουν τα καθήκοντά τους αναλόγως και σύμφωνα με τη Δήλωση για τη Συνεταιριστική Ταυτότητα της Διεθνούς Συνεταιριστικής Συμμαχίας και να υποστηρίζουν συνεταιρισμούς σε άλλους τομείς.

Όλοι οι Διοικητικοί Σύμβουλοι είναι εξίσου υπεύθυνοι έναντι του νόμου για τις αποφάσεις του διοικητικού συμβουλίου.

Τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου πρέπει να ενεργούν με καλή πίστη προς το συμφέρον του συνεταιρισμού στο σύνολό του. Θα πρέπει να ενεργούν πάντοτε με ακεραιότητα και εντιμότητα. Μέλη του διοικητικού συμβουλίου που δεν ενεργούν έτσι θα πρέπει να απομακρύνονται από το διοικητικό συμβούλιο.

Τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου θα πρέπει να ασκούν τα καθήκοντά τους με τρόπους που συνάδουν με τις αξίες και τις αρχές της Διεθνούς Συνεταιριστικής Συμμαχίας και τις ηθικές αξίες του συνεταιρισμού τους.

Τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου θα πρέπει να παρίστανται στις συνεδριάσεις του συμβουλίου, όταν είναι δυνατόν, προκειμένου να συμμετέχουν ενεργά στη διαδικασία λήψης αποφάσεων.

Τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου θα πρέπει να βεβαιώνονται ότι έχουν την κατάλληλη πληροφόρηση ώστε να λαμβάνουν ενεργό ρόλο στη διαδικασία λήψης αποφάσεων.

Τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου πρέπει να υπογράφουν και να συμμορφώνονται με έναν κώδικα δεοντολογίας για μέλη διοικητικού συμβουλίου.

Προϋποθέσεις

Τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου θα πρέπει να παρίστανται σε ικανοποιητικό αριθμό συνεδριάσεων για την εκτέλεση των καθηκόντων τους.

36. Η ετήσια έκθεση πεπραγμένων πρέπει να περιλαμβάνει ένα διάγραμμα για τη συμμετοχή κάθε μέλους στις συνεδριάσεις του διοικητικού συμβουλίου και των επιτροπών.

37. Το διοικητικό συμβούλιο θα πρέπει να διασφαλίζει ότι τυχόν συγκρούσεις συμφερόντων που αφορούν τα μέλη του αντιμετωπίζονται κατάλληλα και σύμφωνα με τον παρόντα Κώδικα.

38. Όλοι οι Διοικητικοί Σύμβουλοι θα πρέπει να ενημερώνουν τον γραμματέα του συνεταιρισμού για τυχόν διασυνδέσεις που έχουν, οι οποίες μπορεί να οδηγήσουν σε μια πιθανή σύγκρουση συμφερόντων.

39. Ο γραμματέας θα πρέπει να τηρεί μητρώο των συμφερόντων των μελών του διοικητικού συμβουλίου που είναι προσβάσιμο για επιθεώρηση από τα μέλη του.

40. Τα άτομα που συνδέονται στενά με ανταγωνιστές του συνεταιρισμού, ή με προμηθευτές (εκτός από τα μέλη κατά τη διάρκεια της καθημερινής συναλλαγής των μελών με τον συνεταιρισμό), τα οποία κατά τη γνώμη του διοικητικού συμβουλίου εξαρτώνται σημαντικά από το διανεμόμενο πλεόνασμα βάσει των συναλλαγών, (και με εταίρους των ανωτέρω), δεν θα πρέπει να μετέχουν στο διοικητικό συμβούλιο.

41. Τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου θα πρέπει να σέβονται το απόρρητο των συζητήσεων των συνεδριάσεων του διοικητικού συμβουλίου και να γνωρίζουν ότι ορισμένες πληροφορίες που τίθενται στη διάθεση των μελών του διοικητικού συμβουλίου είναι εμπορικά ευαίσθητες.

42. Τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου θα πρέπει να σέβονται τη συλλογική βάση της λήψης αποφάσεων του διοικητικού συμβουλίου και των αποφάσεων που, κατά συνέπεια, λαμβάνονται.

43. Τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου θα πρέπει να ενημερώνουν τα μέλη κάθε χρόνο στην ετήσια έκθεση πεπραγμένων σχετικά με τους λόγους για τους οποίους θεωρούν ότι ο συνεταιρισμός μπορεί να θεωρηθεί ως ενεργή οικονομική μονάδα, με τις απαραίτητες υποστηρικτικές εκτιμήσεις ή προσόντα.

44. Οι όροι και οι προϋποθέσεις εκλογής των αιρετών μελών του διοικητικού συμβουλίου και των εξωτερικών (μη-μελών του συνεταιρισμού) διοικητικών συμβούλων, θα πρέπει να είναι διαθέσιμα για επιθεώρηση από τα μέλη.

45. Μια επιστολή διορισμού θα πρέπει να επιδίδεται, με μια ευρεία ένδειξη του χρόνου που απαιτείται και το έργο και τις ευθύνες που αναμένονται από τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου.

46. ​​Πριν από την ανάληψη των καθηκόντων τους, τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου θα πρέπει να βεβαιώνονται ότι θα έχουν αρκετό χρόνο για να ανταποκριθούν στο ρόλο τους με όλες τις δυνάμεις τους.

47. Τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου θα πρέπει να καθορίσουν εάν θα χρειαστεί να εφοδιαστούν με επαρκή κατάρτιση για το ρόλο τους για να τους επιτρέψει να προσφέρουν στρατηγική κατεύθυνση σε μια επιχείρηση που λειτουργεί ως συνεταιρισμός τόσο κατά τις περιόδους ανάπτυξης όσο και κατά τις περιόδους της αμφισβήτησης.

48. Μετά την εκλογή τους τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου θα πρέπει να υπογράφουν και να συμμορφώνονται με έναν κώδικα συμπεριφοράς.

5. Μέγεθος Διοικητικού Συμβουλίου

Βασικός κανόνας

Το διοικητικό συμβούλιο θα πρέπει να είναι κατάλληλου μεγέθους, ώστε να διασφαλίζει την εκπροσώπηση της ποικιλόμορφης σύνθεσης των μελών και να είναι σε θέση να οδηγεί τον συνεταιρισμό στην επίτευξη του στρατηγικού και άλλων στόχων.

Υποστηρικτικός κανόνας

Το μέγεθος του διοικητικού συμβουλίου του συνεταιρισμού θα πρέπει να αντικατοπτρίζει τη φύση, την ποικιλία και την κλίμακα του συνεταιρισμού, την πολυπλοκότητα των κινδύνων που αντιμετωπίζει και την ανάγκη να εξασφαλιστεί η κατάλληλη εκπροσώπηση.

Προϋπόθεση

49. Το διοικητικό συμβούλιο θα πρέπει να έχει τουλάχιστον πέντε μέλη, ο μέγιστος αριθμός θα πρέπει να συμφωνείται από το διοικητικό συμβούλιο, ανάλογα με τις ανάγκες του συνεταιρισμού.

6. Ισορροπία και Ανεξαρτησία του Διοικητικού Συμβουλίου

Βασικός κανόνας

Το διοικητικό συμβούλιο θα πρέπει να ενεργεί αντικειμενικά και δίκαια προς το συμφέρον του συνεταιρισμού και των μελών του ως συνόλου.

Υποστηρικτικοί κανόνες

Για να εξασφαλιστεί κάποιος βαθμός ισορροπίας και ανεξαρτησίας του διοικητικού συμβουλίου, το διοικητικό συμβούλιο θα πρέπει να είναι δομημένο έτσι ώστε να μην κυριαρχείται από μια ομάδα ατόμων. Το διοικητικό συμβούλιο θα πρέπει να εξασφαλίζει ότι η σύνθεση του διοικητικού συμβουλίου αντικατοπτρίζει την ποικιλομορφία των μελών του.

Το διοικητικό συμβούλιο θα πρέπει να διασφαλίζει ότι υπάρχει δίκαιη και ισότιμη μεταχείριση των μελών σε όλα τα επίπεδα του συνεταιρισμού. Το διοικητικό συμβούλιο θα πρέπει να προωθεί και να ενθαρρύνει την πολυμορφία.

Προϋποθέσεις

50. Ο αριθμός των μελών του διοικητικού συμβουλίου, τα οποία είναι επίσης εργαζόμενοι του συνεταιρισμού, δεν πρέπει να υπερβαίνει το 33% του συνολικού αριθμού μελών του διοικητικού συμβουλίου.

51. Υφιστάμενοι εργαζόμενοι και εργαζόμενοι που έχουν συνταξιοδοτηθεί από την επιχείρηση κατά τα τελευταία τρία χρόνια δεν θα πρέπει να κατέχουν τη θέση του προέδρου.

52. Ο συνολικός αριθμός των εν ενεργεία εργαζομένων, συνταξιούχων που έχουν συνταξιοδοτηθεί από την επιχείρηση τα τελευταία τρία χρόνια και οι σύζυγοί τους / σύντροφοί τους και εξωτερικοί (μη-μέλη του συνεταιρισμού) διοικητικοί σύμβουλοι δεν πρέπει να υπερβαίνουν το 49% του συνολικού αριθμού μελών του διοικητικού συμβουλίου.

53. Η ετήσια έκθεση πεπραγμένων θα πρέπει να προσδιορίζει τον πρόεδρο, τον αντιπρόεδρο (όπου υπάρχει), τον διευθύνοντα σύμβουλο, τον γραμματέα και τον πρόεδρο και τα μέλη των επιτροπών ελέγχου, κινδύνου, έρευνας και αποδοχών.

54. Η ετήσια έκθεση πεπραγμένων πρέπει να περιλαμβάνει έναν κατάλογο των εξωτερικών διοικητικών συμβούλων του κάθε μέλους του διοικητικού συμβουλίου και των μελών της ομάδας διαχείρισης.

55. Κάθε διοικητικό συμβούλιο θα πρέπει να διαμορφώνει ένα γραπτό σχέδιο πολιτικής που αποσκοπεί να εξασφαλίσει ότι αντικατοπτρίζει τα συμφέροντα όλων των μελών του.

56. Οι συνεδριάσεις θα πρέπει να είναι προσβάσιμες όσο είναι εφικτό.

57. Τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου θα πρέπει να αποζημιώνονται για οποιαδήποτε απώλεια εισοδήματος που συνδέεται με την εκπλήρωση του ρόλου τους.

7. Συμμετοχή Εξωτερικών (μη-μελών) στο Συμβούλιο

Βασικός κανόνας

Για να εξασφαλιστεί ότι το διοικητικό συμβούλιο μπορεί να εκπληρώσει το ρόλο του σωστά και ότι ενεργεί στο μέγιστο των δυνατοτήτων του, το διοικητικό συμβούλιο θα πρέπει να εξετάζει την ανάγκη και τα οφέλη, του προσεταιρισμού εξωτερικών (μη-μελών του συνεταιρισμού) ως μελών του διοικητικού συμβουλίου για να φέρουν κατάλληλη εμπειρογνωμοσύνη και ισορροπία.

Υποστηρικτικοί κανόνες

Το διοικητικό συμβούλιο θα πρέπει να εξετάζει τον προσεταιρισμό εξωτερικών (μη-μελών του συνεταιρισμού) διοικητικών συμβούλων, όταν συμφωνηθεί μια πολιτική για τον προγραμματισμό διαδοχής και για τη διατήρηση κατάλληλης ισορροπίας των δεξιοτήτων και των εμπειριών στο πλαίσιο του συνεταιρισμού και του διοικητικού συμβουλίου.

Η επιτροπή έρευνας θα πρέπει να προβεί σε συστάσεις προς το διοικητικό συμβούλιο σχετικά με την ανάγκη για προσεταιρισμό, την επιλογή και την υπόδειξη κατάλληλων υποψηφίων για να αναλάβουν αυτόν τον ρόλο. Αν δεν υπάρχει επιτροπή έρευνας, ολόκληρο το διοικητικό συμβούλιο θα πρέπει να εξετάσει αυτό το θέμα. Το διοικητικό συμβούλιο μπορεί να επιθυμεί να εξετάσει τη χρήση εξωτερικών συμβούλων έρευνας και τη διαφήμιση της κενής θέσης.

Προϋποθέσεις

58. Το όνομα κάθε υποψηφίου εξωτερικού διοικητικού συμβούλου θα πρέπει να υποβληθεί στην επόμενη γενική συνέλευση για επικύρωση από τα μέλη της.

59. Οι εξωτερικοί (μη-μέλη του συνεταιρισμού) διοικητικοί σύμβουλοι θα πρέπει να διορίζονται με συγκεκριμένους όρους και η συνέχιση του διορισμού τους θα πρέπει να επανεξετάζεται τουλάχιστον κάθε τρία χρόνια και να επιβεβαιώνεται από τα μέλη κατά την Ετήσια Γενική Συνέλευση.

60. Συνιστάται ότι, προκειμένου να διασφαλισθεί ο δημοκρατικός χαρακτήρας του διοικητικού συμβουλίου, ένας συνεταιρισμός θα πρέπει να διασφαλίζει ότι οι εξωτερικοί (μη-μέλη του συνεταιρισμού) διοικητικοί σύμβουλοι και οι διευθυντές διαχείρισης δεν πρέπει να υπερβαίνουν το 49% του συνολικού αριθμού μελών του διοικητικού συμβουλίου.

61. Μια επιστολή διορισμού θα πρέπει να επιδίδεται με μια ευρεία ένδειξη της χρονικής διάρκειας στην οποία αναφέρεται και του έργου και των ευθυνών που αναμένονται να αναληφθούν από τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου.

62. Πριν από την ανάληψη του διορισμού, τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου, θα πρέπει να βεβαιώνονται ότι θα έχουν αρκετό χρόνο για να εκπληρώσουν το ρόλο με τον καλύτερο δυνατό τρόπο.

63. Θα πρέπει να καθορίζουν εάν θα πρέπει να τους παρασχεθεί επαρκής κατάρτιση για να τους εξοπλίσει για το ρόλο τους και να τους επιτρέψει να δώσουν στρατηγική κατεύθυνση σε μια επιχείρηση που λειτουργεί ως συνεταιρισμός τόσο κατά τις περιόδους ανάπτυξης όσο και κατά τις περιόδους αμφισβήτησης.

64. Θα πρέπει να αναλάβουν τη δική τους διεξοδική εξέταση του συνεταιρισμού, ώστε να βεβαιωθούν ότι είναι μια βιώσιμη οργάνωση υψηλής ακεραιότητας, στην οποία αυτοί προσιδιάζουν για να συνεισφέρουν.

8. Ο Πρόεδρος

Γενικός κανόνας

Ο πρόεδρος είναι υπεύθυνος για την καθοδήγηση του διοικητικού συμβουλίου και θα πρέπει να διασφαλίζει ότι το διοικητικό συμβούλιο ελέγχει αποτελεσματικά τις υποθέσεις του συνεταιρισμού και είναι σε εγρήγορση για τις υποχρεώσεις του προς τα μέλη του.

Υποστηρικτικοί κανόνες

Ο πρόεδρος θα πρέπει να διασφαλίζει ότι σε κάθε περίπτωση η στρατηγική του συνεταιρισμού είναι σύμφωνη με το σκοπό και τους στόχους του και σύμφωνα με τις συνεταιριστικές αξίες και αρχές και τη Δήλωση για τη Συνεταιριστική Ταυτότητα της Διεθνούς Συνεταιριστικής Συμμαχίας.

Πρέπει να λαμβάνεται μέριμνα για την εξασφάλιση της ακεραιότητας και της ανεξαρτησίας στις σχέσεις μεταξύ του διευθύνοντος συμβούλου και του προέδρου. Ο πρόεδρος πρέπει να είναι σίγουρος για την ικανότητά του να αντιλέγει στον διευθύνοντα σύμβουλο, όπου είναι απαραίτητο.

Ο πρόεδρος θα πρέπει να ενεργεί ως ο κύριος σύνδεσμος μεταξύ του διοικητικού συμβουλίου και του διευθύνοντος συμβούλου και γραμματέα. Αυτός ή αυτή θα πρέπει να προωθεί και να διατηρεί αποτελεσματικές σχέσεις εργασίας μεταξύ του προέδρου, του γραμματέα και του διευθύνοντος συμβούλου στη διαχείριση και τη διοίκηση των διαδικασιών του διοικητικού συμβουλίου, καθώς και με τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου, και θα πρέπει να ενθαρρύνει την ενεργό εμπλοκή και συμμετοχή όλων των μελών του διοικητικού συμβουλίου.

Προϋποθέσεις

65. Το διοικητικό συμβούλιο θα πρέπει να διορίζει, από τα μέλη του, έναν πρόεδρο και έναν τουλάχιστον αντιπρόεδρο. Τα άτομα αυτά θα πρέπει να επιλέγονται με βάση τις δεξιότητες στην προεδρία, τις ηγετικές ικανότητες, τις διαπροσωπικές δεξιότητες, την ικανότητα να έχουν άποψη στα θέματα διαχείρισης και τη γνώση της επιχείρησης.

66. Ο πρόεδρος θα πρέπει να έχει υπηρετήσει τουλάχιστον μία θητεία του ως μέλος του διοικητικού συμβουλίου πριν αναλάβει αυτόν τον ρόλο, εκτός αν ο συνεταιρισμός διορίσει έναν εξωτερικό (μη-μέλος του συνεταιρισμό) διοικητικό σύμβουλο ως πρόεδρο, οπότε η διάταξη αυτή δεν εφαρμόζεται.

67. Η θητεία του προέδρου δεν θα είναι μεγαλύτερη των τριών ετών και μπορεί να ανανεώνεται μέχρι ένα συνολικό μέγιστο υπηρεσίας ως προέδρου 6 ετών, σημείο στο οποίο πρέπει να παραιτηθεί για περίοδο τουλάχιστον ενός έτους, πριν να είναι επιλέξιμος για επανεκλογή.

68. Πρέπει να υπάρχουν διατάξεις για το διοικητικό συμβούλιο να επανεξετάζει και, αν χρειαστεί να απομακρύνει έναν πρόεδρο με χαμηλές επιδόσεις.

69. Ο πρόεδρος δεν πρέπει να είναι εν ενεργεία υπάλληλος ή υπάλληλος ο οποίος έχει συνταξιοδοτηθεί εντός των τριών τελευταίων ετών ή σύζυγος / σύντροφός τους.

70. Ο πρόεδρος θα πρέπει να έχει τακτική επαφή με τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου, τον διευθύνοντα σύμβουλο και τον γραμματέα έξω από τον κύκλο του διοικητικού συμβουλίου.

71. Ο πρόεδρος θα πρέπει να θεσπίσει αποτελεσματικές διασυνδέσεις με τα περιφερειακά συμβούλια και επιτροπές περιοχής (κατά περίπτωση) και οποιωνδήποτε άλλων ομάδων έχουν σχεδιαστεί για να διευκολύνουν τη συνεννόηση με τα μέλη.

9. Ο Διευθύνων Σύμβουλος

Βασικός κανόνας

Ο διευθύνων σύμβουλος του συνεταιρισμού είναι υπεύθυνος για την εκτελεστική διαχείριση των δραστηριοτήτων του συνεταιρισμού. Αυτός ή αυτή είναι ο ανώτερος διαχειριστής, υπεύθυνος για τη διαχείριση και σε αυτόν αναφέρονται όλα τα μέλη της διαχείρισης.

Υποστηρικτικοί κανόνες

Ο διευθύνων σύμβουλος είναι υπόλογος έναντι του διοικητικού συμβουλίου για τον τρόπο που ο συνεταιρισμός λειτουργεί και για τις επιδόσεις του.

Προϋποθέσεις

72. Ο διορισμός και η παύση του επικεφαλής της εκτελεστικής εξουσίας (σ.μ.: Διευθύνοντος Συμβούλου ή Γενικού Διευθυντή) θα πρέπει να είναι θέμα για το διοικητικό συμβούλιο ως σύνολο.

73. Θα πρέπει να υπάρχει ένα σχέδιο διαδοχής διευθύνοντος συμβούλου. Το διοικητικό συμβούλιο, ή διορισμένη επιτροπή του διοικητικού συμβουλίου, (συνήθως η Επιτροπή Υποψηφιοτήτων), θα πρέπει να επανεξετάζει το σχέδιο τακτικά.

74. Οι θέσεις του προέδρου και διευθύνοντος συμβούλου, δεν πρέπει να αναλαμβάνονται από το ίδιο άτομο.

75. Οι θέσεις του διευθύνοντος συμβούλου και του γραμματέα δεν θα πρέπει να αναλαμβάνονται από το ίδιο άτομο.

76. Οι συμβάσεις παροχής υπηρεσιών του Διευθύνοντος Συμβούλου και άλλων ανώτερων στελεχών, ανάλογα με την περίπτωση, δεν θα πρέπει να παρέχουν περιόδους προειδοποίησης λήξης της σχέσης συνεργασίας άνω του ενός έτους.

77. Σε περιπτώσεις όπου σε ένα μέλος της διαχείρισης προσφέρεται προειδοποίηση άνω των δώδεκα μηνών, οι λόγοι γι' αυτό πρέπει να αναφέρονται στην ετήσια έκθεση.

10. Ο Γραμματέας

Βασικός κανόνας

Ο γραμματέας έχει την ευθύνη για την παροχή συμβουλών στον συνεταιρισμό για όλα τα θέματα διακυβέρνησης που αφορούν τον συνεταιρισμό. Το διοικητικό συμβούλιο δικαιούται να αναμένει από τον γραμματέα να δώσει αμερόληπτες συμβουλές και να ενεργεί προς το συμφέρον του συνεταιρισμού.

Υποστηρικτικός κανόνας

Όλα τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου πρέπει να έχουν πρόσβαση στις συμβουλές του γραμματέα.

Προϋποθέσεις

78. Κύρια γραμμή αναφοράς του γραμματέα θα πρέπει να είναι το διοικητικό συμβούλιο και μεταξύ των συνεδριάσεων του διοικητικού συμβουλίου, πρώτο σημείο της επαφής θα πρέπει να είναι ο πρόεδρος.

79. Ο γραμματέας είναι υπεύθυνος για τη διασφάλιση ότι οι επιτροπές του διοικητικού συμβουλίου εξυπηρετούνται.

80. Ο διορισμός και η απομάκρυνση του γραμματέα θα πρέπει να είναι ένα θέμα για το διοικητικό συμβούλιο ως σύνολο.

11. Εκλογή, Ανανέωση του Διοικητικού Συμβουλίου και Σχεδιασμός Διαδοχής

Βασικός κανόνας

Οι διαδικασίες θα πρέπει να εξασφαλίζουν την τακτική ανανέωση των μελών του διοικητικού συμβουλίου και των επιτροπών του, ώστε να διασφαλίζουν ότι τα δημοκρατικά δικαιώματα των μελών μπορούν να ασκούνται και ότι το συμβούλιο είναι υπόλογο στα μέλη και είναι σε θέση να αντιμετωπίζει τη διαχείριση αποτελεσματικά υπό το φως των στόχων, των πολιτικών και των στρατηγικών του συνεταιρισμού.

Υποστηρικτικοί κανόνες

Το διοικητικό συμβούλιο θα πρέπει να βεβαιωθεί ότι έχει γίνει κατάλληλος προγραμματισμός για ομαλή διαδοχή για τις τοποθετήσεις στο διοικητικό συμβούλιο και στη διαχείριση, έτσι ώστε να διατηρηθεί η κατάλληλη ισορροπία των δεξιοτήτων και εμπειριών στο πλαίσιο του συνεταιρισμού και του διοικητικού συμβουλίου.

Το διοικητικό συμβούλιο θα πρέπει να διασφαλίζει ότι υπάρχει μια δυναμική, ενεργητική, διαφανής και δημοκρατική προσέγγιση για την ανανέωση του διοικητικού συμβουλίου.

Το διοικητικό συμβούλιο θα πρέπει να διασφαλίζει ότι υπάρχει μια ισορροπία των έμπειρων μελών του διοικητικού συμβουλίου και όσων έχουν προσφάτως εκλεγεί, για να εξασφαλιστεί η συνέχεια στη διαδικασία λήψης αποφάσεων και ισορροπία σε εμπειρία και νέες ιδέες και προοπτικές.

Προϋποθέσεις

81. Τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου πρέπει να υπόκεινται σε εκλογή από τα μέλη, και σε επανεκλογή στη συνέχεια από τα μέλη, σε διαστήματα όχι μεγαλύτερα από τρία χρόνια.

Είτε:

82. Κανένας σύμβουλος δεν θα πρέπει να υπηρετεί περισσότερες από τρεις συνεχόμενες θητείες και θα πρέπει να παραιτηθεί για περίοδο τουλάχιστον ενός έτους πριν να γίνει επιλέξιμος για την εκλογή για μία ακόμη θητεία.

Είτε

83. Το διοικητικό συμβούλιο θα πρέπει να διασφαλίζει την ισορροπία των έμπειρων και των νεοεκλεγέντων μελών του διοικητικού συμβουλίου, γεγονός το οποίο θα πρέπει να αναφέρεται στην ετήσια έκθεση.

84. Ο συνεταιρισμός δεν πρέπει να κάνει διακρίσεις εναντίον οποιουδήποτε μέλους του διοικητικού συμβουλίου, λόγω της ηλικίας του ή οποιουδήποτε άλλου θέματος.

12. Ενημέρωση, Πληροφόρηση και Συνεχής Επαγγελματική Ανάπτυξη

Βασικός κανόνας

• Τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου θα πρέπει να καταρτίζονται πλήρως για τον ρόλο τους και θα πρέπει να ενημερώνονται πάντοτε σωστά, προκειμένου να τους δίδεται η δυνατότητα να εκτελούν τα καθήκοντά τους αποτελεσματικά.

Υποστηρικτικός κανόνας

Ο στόχος της εισαγωγικής κατάρτισης είναι να εκπαιδεύσει το μέλος του διοικητικού συμβουλίου, έτσι ώστε αυτός ή αυτή να μπορεί να γίνει όσο το δυνατόν αποτελεσματικότεροι, το συντομότερο δυνατό, στο νέο ρόλο. Η συνεχής επαγγελματική ανάπτυξη είναι να εξασφαλιστεί ότι αυτός ή αυτή παραμένουν ενήμεροι σε όλα τα θέματα που είναι αναγκαία για την ορθή εκτέλεση των καθηκόντων τους.

Είναι σημαντικό οι διοικητικοί σύμβουλοι να εφοδιάζονται έγκαιρα με όλες τις πληροφορίες που χρειάζονται για την εκπλήρωση των καθηκόντων τους, τόσο πριν από μια συνεδρίαση του διοικητικού συμβουλίου ή επιτροπής και γενικότερα, όπως απαιτείται.

Προϋποθέσεις

85. Κάθε διοικητικό συμβούλιο θα πρέπει να αναπτύξει το δικό του ολοκληρωμένο πρόγραμμα αρχικής κατάρτισης, που να είναι προσαρμοσμένο στις ανάγκες του συνεταιρισμού και των επιμέρους μελών του διοικητικού συμβουλίου του και ακολουθείται στο σύνολό του από κάθε διοικητικό σύμβουλο.

86. Κατά την ανάληψη των καθηκόντων του το μέλος του διοικητικού συμβουλίου θα πρέπει να εφοδιάζεται με ένα ενημερωμένο αντίτυπο του βιβλίου κανόνων του συνεταιρισμού και του παρόντος Κώδικα και με έγγραφα που να αναφέρονται λεπτομερώς σε θέματα του διοικητικού συμβουλίου, τα καθήκοντα των μελών του διοικητικού συμβουλίου και θέματα της συνεταιριστικής επιχείρησης.

87. Το διοικητικό συμβούλιο θα πρέπει να αναγνωρίσει τη σημασία της συχνής και δομημένης κατάρτισης και θα πρέπει να υπάρχει η απαίτηση όλοι οι διευθυντές να αναπτύσσουν τις δεξιότητές τους και τις γνώσεις τους σε συνεχή βάση.

88. Ο γραμματέας είναι υπεύθυνος για τη διασφάλιση ότι τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου λαμβάνουν ακριβείς και σαφείς πληροφορίες πολύ πριν από τη συνεδρίαση του διοικητικού συμβουλίου, και τουλάχιστον 5 ημέρες νωρίτερα.

89. Τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου πρέπει να εξασφαλίζουν ότι λαμβάνουν όλες τις απαραίτητες πληροφορίες για να εκπληρώνουν πλήρως τα καθήκοντά τους ως μέλη του διοικητικού συμβουλίου.

13. Ανεξάρτητη Επαγγελματική Συμβουλή

Βασικός κανόνας

Το διοικητικό συμβούλιο θα πρέπει να είναι καλά ενημερωμένο και να έχει πρόσβαση σε όλες τις πληροφορίες και συμβουλές που είναι απαραίτητες για να μπορεί να ανταποκρίνεται στον ρόλο του, να ενεργεί προς το συμφέρον των μελών και την προστασία των περιουσιακών τους στοιχείων.

Υποστηρικτικοί κανόνες

Το διοικητικό συμβούλιο μπορεί περιστασιακά να χρειαστεί να προσφύγει σε ανεξάρτητες επαγγελματικές συμβουλές με έξοδα του συνεταιρισμού, προκειμένου να ανταποκριθεί στις ευθύνες του.

Προϋποθέσεις

90. Σε περίπτωση που ένα μέλος του διοικητικού συμβουλίου κρίνει ότι είναι απαραίτητο για τη σωστή εκτέλεση των καθηκόντων του, αυτός ή αυτή μπορεί να λάβει, με έξοδα του συνεταιρισμού, ανεξάρτητες επαγγελματικές συμβουλές μέσω του γραμματέα, ή του προέδρου, αν το θέμα σχετίζεται άμεσα με τον γραμματέα.

91. Κάθε επιτροπή του διοικητικού συμβουλίου πρέπει επίσης να εξουσιοδοτηθεί να λάβει, με έξοδα του συνεταιρισμού, εξωτερική νομική ή άλλη επαγγελματική συμβουλή για κάθε θέμα της αρμοδιότητάς της.

14. Αξιολόγηση Απόδοσης Διοικητικού Συμβουλίου

Βασικός κανόνας

Το διοικητικό συμβούλιο θα πρέπει να προβαίνει σε επίσημη και αυστηρή ετήσια αξιολόγηση της επίδοσής του καθώς και των επιτροπών του και των επιμέρους μελών του, για να εξασφαλίζει ότι οι ρόλοι μπορούν να διεκπεραιώνονται αποτελεσματικά. Ο πρόεδρος θα πρέπει να ενεργεί ανάλογα με τα αποτελέσματα της αξιολόγησης του διοικητικού συμβουλίου, αναγνωρίζοντας τα πλεονεκτήματα και τις αδυναμίες του διοικητικού συμβουλίου και λαμβάνοντας όλα τα κατάλληλα μέτρα για την αντιμετώπιση των αδυναμιών.

Υποστηρικτικές αρχές

Η ατομική αξιολόγηση θα πρέπει να εκτιμά την αποτελεσματικότητα της συμβολής του διοικητικού συμβούλου στο διοικητικό συμβούλιο και την αφοσίωσή του στο ρόλο (συμπεριλαμβανομένης της συμβολή και της συμμετοχής στις συνεδριάσεις του διοικητικού συμβουλίου και των επιτροπών). Θα πρέπει να εντοπίζει τις ανάγκες κατάρτισης του κάθε μέλους του διοικητικού συμβουλίου και του συνόλου και να εκτιμά κατά πόσον αυτές έχουν ικανοποιηθεί, και να συμφωνηθεί μια μέθοδος για την αντιμετώπιση τυχόν ελλείψεων δεξιοτήτων μέσω της συνεχούς επαγγελματικής ανάπτυξης.

Το διοικητικό συμβούλιο θα πρέπει να εξετάζει κατά πόσον η αξιολόγηση της αποτελεσματικότητάς του θα πρέπει να διευκολυνθεί από εξωτερικό πάροχο, λαμβάνοντας υπόψη τα οφέλη της αντικειμενικότητας και της ανεξαρτησίας που αυτός μπορεί να φέρει στη διαδικασία.

Προϋποθέσεις

92. Το διοικητικό συμβούλιο θα πρέπει να αναφέρει στην ετήσια έκθεση πώς έχει διεξαχθεί η αξιολόγηση των επιδόσεων του διοικητικού συμβουλίου, των επιτροπών του, και των επιμέρους μελών του και πώς αντιμετωπίζονται τυχόν συνεχιζόμενες επαγγελματικές ανάγκες ανάπτυξης.

93. Αξιολόγηση του προέδρου θα πρέπει να διενεργείται τουλάχιστον μία φορά ετησίως, απόντος του ιδίου, για να αξιολογηθεί η απόδοσή του και σε άλλες τέτοιες ευκαιρίες που κρίνονται κατάλληλες.

15. Επιτροπές του Διοικητικού Συμβουλίου

Βασικός κανόνας

Το διοικητικό συμβούλιο θα πρέπει να συγκροτεί επιτροπές για να επεξεργάζονται εξειδικευμένες πτυχές των αρμοδιοτήτων του, ώστε να εφοδιάζεται με επαρκείς πληροφορίες και να εξασφαλίζει ότι είναι σε θέση να ανταποκρίνεται αποτελεσματικά στο ρόλο του.

Υποστηρικτικοί κανόνες

Τα κριτήρια επιλογής των ατόμων που θα επιλέγονται να υπηρετήσουν στις επιτροπές, θα είναι η εμπειρία και τα προσόντα τους.

Μόνο τα μέλη της επιτροπής, και ο γραμματέας ή υπάλληλος που υπηρετεί στην επιτροπή, έχουν το δικαίωμα να παρίστανται στις συνεδριάσεις της εν λόγω επιτροπής. Ωστόσο, άλλα άτομα, όπως ο διευθύνων σύμβουλος, ο επικεφαλής της επιτροπής χρηματοδότησης και ο πρόεδρος μπορεί να κληθούν να παραστούν σε ολόκληρη ή σε μέρος της συνεδρίασης, όπως και όταν χρειάζεται.

Επιτροπές λειτουργούν υπό την εξουσιοδότηση του διοικητικού συμβουλίου. Σε περίπτωση διαφωνιών, οι αποφάσεις που λαμβάνονται από το διοικητικό συμβούλιο πρέπει να υπερισχύουν έναντι εκείνων της κάθε επιτροπής.

Προϋποθέσεις

94. Το διοικητικό συμβούλιο θα πρέπει να επανεξετάζει τακτικά το έργο, τις δομές, τη σύνθεση και τους όρους αναφοράς των επιτροπών του.

95. Τα μέλη των επιτροπών θα πρέπει να επανεξετάζονται τακτικά, έτσι ώστε να μην υπάρχει αδικαιολόγητη στήριξη σε συγκεκριμένα πρόσωπα.

96. Οι πρόεδροι όλων των επιτροπών του συμβουλίου ή καθορισμένοι αναπληρωτές πρέπει να συμμετέχουν στην Ετήσια Γενική Συνέλευση και να είναι έτοιμοι να απαντήσουν σε τυχόν ερωτήσεις των μελών για το έργο τους και την παραγωγή ετήσιων και ενδιάμεσων εκθέσεών τους. Όταν ένας συνεταιρισμός συγκαλεί την ετήσια γενική συνέλευσή του σε διάφορα σημεία, οι πρόεδροι των επιτροπών του Διοικητικού Συμβουλίου, ή οι καθορισμένοι αναπληρωτές τους, θα πρέπει να συμμετέχουν στην τελική συνέλευση.

97. Οι επιτροπές πρέπει να διαθέτουν επαρκείς πόρους για να ανταποκρίνονται στις υποχρεώσεις τους, συμπεριλαμβανομένης της χρησιμοποίησης εξωτερικών εμπειρογνωμόνων.
 

16. Η Επιτροπή υποψηφιοτήτων

Βασικός κανόνας

Το διοικητικό συμβούλιο θα πρέπει να θεσπίσει μια επιτροπή ανάδειξης υποψηφίων. Ωστόσο, εάν το διοικητικό συμβούλιο είναι της άποψης ότι, λόγω του μεγέθους, της πολυπλοκότητας και του προφίλ κινδύνου του συνεταιρισμού, η επιτροπή ανάδειξης υποψηφίων δεν είναι απαραίτητη, αυτό το τμήμα του Κώδικα, δεν θα ισχύει.

Υποστηρικτικός κανόνας

Η επιτροπή υποψηφιοτήτων θα πρέπει να αξιολογεί την εξισορρόπηση δεξιοτήτων, γνώσεων και εμπειρίας στο συμβούλιο. Μετά την πραγματοποίηση της εν λόγω αξιολόγησης, θα πρέπει να προετοιμάζει σύσταση προς το διοικητικό συμβούλιο σχετικά με το προφίλ των ατόμων που θα απαιτούνταν για να καλυφθούν τυχόν σημαντικές ελλείψεις δεξιοτήτων. Μπορεί επίσης να είναι σκόπιμο να ενημερώσει μέλη που διαθέτουν τις απαιτούμενες δεξιότητες, και να τα ενθαρρύνει να θέσουν υποψηφιότητα για εκλογή.

Προϋποθέσεις

98. Η επιτροπή θα πρέπει να περιλαμβάνει τουλάχιστον τρία μέλη και ο αριθμός μελών της δεν θα πρέπει να υπερβαίνει το 50% του συνολικού αριθμού των προς εκλογή μελών για το διοικητικό συμβούλιο.

99. Οι διορισμοί στην επιτροπή θα πρέπει να είναι για μια περίοδο έως τριών ετών, η οποία μπορεί να παραταθεί για δύο ακόμη περιόδους τριών ετών.

100. Η ετήσια έκθεση πρέπει να περιγράφει το έργο της επιτροπής ανάδειξης υποψηφίων, μεταξύ των οποίων (κατά περίπτωση) τη διαδικασία που έχει χρησιμοποιηθεί σε σχέση με το διορισμό των εξωτερικών (μη μελών του συνεταιρισμού) μελών της επιτροπής.

101. Οι όροι εντολής της επιτροπής υποψηφιοτήτων θα πρέπει να είναι στη διάθεση των μελών.

102. Η επιτροπή υποψηφιοτήτων θα πρέπει:

• Να καταρτίζει σχέδια διαδοχής για το διοικητικό συμβούλιο και τη διαχείριση.

• Να αξιολογεί τακτικά την ισορροπία των δεξιοτήτων, γνώσεων και εμπειρίας στο συμβούλιο.
• Να ενημερώνει τον γραμματέα και τον πρόεδρο για τυχόν ελλείψεις δεξιοτήτων στο διοικητικό συμβούλιο και να εξασφαλίζει ότι η απαραίτητη κατάρτιση παρέχεται.

• Να διαχειρίζεται το πρόγραμμα αναζήτησης για τα εξωτερικά (μη-μέλη του συνεταιρισμού) μέλη του διοικητικού συμβουλίου, αν και όταν χρειαστεί, και σύμφωνα με την πολιτική και τους Κανόνες του συνεταιρισμού.

17: Η Επιτροπή Αποζημιώσεων

Βασικός κανόνας

Το διοικητικό συμβούλιο θα πρέπει να συγκροτεί μια επιτροπή αποζημιώσεων.

Υποστηρικτικοί κανόνες

Οι αποζημιώσεις πρέπει να είναι επαρκείς για να προσελκύουν στη διαχείριση του συνεταιρισμού μέλη του κατάλληλου διαμετρήματος, αλλά δεν πρέπει να είναι υπερβολικές.

Η επιτροπή θα πρέπει να κρίνει πού να καθορισθούν οι μισθοί σε σχέση με άλλες επιχειρήσεις παρόμοιου μεγέθους και είδους.

Η επιτροπή θα πρέπει να είναι ευαίσθητη ως προς τις αμοιβές και τις συνθήκες εργασίας αλλού στην επιχείρηση κατά τον καθορισμό των ετήσιων αυξήσεων των αποζημιώσεων.

Οι αποζημιώσεις των διαχειριστών και των μελών του διοικητικού συμβουλίου θα πρέπει να λαμβάνουν υπόψη το μέγεθος, την πολυπλοκότητα και τον κύκλο εργασιών της επιχείρησης.

Προϋποθέσεις

103. Η επιτροπή θα πρέπει να αποτελείται από τουλάχιστον τρία μέλη του διοικητικού συμβουλίου και ο συνολικός αριθμός των μελών της δεν πρέπει να υπερβαίνει το 50% του συνολικού αριθμού των μελών του διοικητικού συμβουλίου.

104. Ένα μέλος του διοικητικού συμβουλίου, το οποίο είναι επίσης σύμβουλος του συνεταιρισμού, ή που έχει σύμβαση με αμοιβή άλλου είδους και όχι ως μέλος του διοικητικού συμβουλίου, δεν θα πρέπει να συμμετέχει στην επιτροπή αποζημιώσεων.

105. Μέλη του διοικητικού συμβουλίου, οι οποίοι είναι εν ενεργεία υπάλληλοι του συνεταιρισμού ή υπάλληλοι που έχουν συνταξιοδοτηθεί από την επιχείρηση τα τελευταία τρία χρόνια, που έχουν διοριστεί στην επιτροπή αποζημιώσεων, θα πρέπει να είναι η μειοψηφία.

106. Κανένα μέλος του διοικητικού συμβουλίου ή διαχειριστής δεν θα πρέπει να καθορίζει τη δική του αποζημίωση.

107. Διορισμοί στην επιτροπή θα πρέπει να είναι για μια περίοδο έως τριών ετών, η οποία μπορεί να παραταθεί για δύο ακόμη περιόδους τριών ετών.

108. Η επιτροπή θα πρέπει να συνεδριάζει τουλάχιστον μία φορά το χρόνο. Η συνεδρίαση αυτή θα πρέπει να πραγματοποιείται κοντά στο τέλος του οικονομικού έτους για να προετοιμάσει το έκθεση για τις αποζημιώσεις που θα πρέπει να περιλαμβάνεται στην ετήσια έκθεση πεπραγμένων.

109. Οι όροι εντολής της επιτροπής αποζημιώσεων θα πρέπει να είναι στη διάθεση των μελών.

110. Η επιτροπή πρέπει να προβαίνει σε συστάσεις προς το διοικητικό συμβούλιο σχετικά με το επίπεδο των αποζημιώσεων για κάθε αιρετό και κάθε εξωτερικό επαγγελματικό μέλος του συμβουλίου.

111. Τα μέλη θα πρέπει να έχουν την ευθύνη για την έγκριση των επιπέδων των δικαιωμάτων (fees) για όλα τα αιρετά και τα εξωτερικά (μη-μέλη) επαγγελματικά μέλη του διοικητικού συμβουλίου στην Ετήσια Γενική Συνέλευση, βάσει των συστάσεων του διοικητικού συμβουλίου.

112. Η επιτροπή θα πρέπει να συντάσσει έκθεση κάθε χρόνο, η οποία θα περιλαμβάνεται στην ετήσια έκθεση πεπραγμένων.

113. Οι μεγαλύτεροι γεωργικοί συνεταιρισμοί πρέπει να παρέχουν λεπτομέρειες σχετικά με τα ατομικά πακέτα αποζημιώσεων του προέδρου, του διευθύνοντος συμβούλου, των μελών της ομάδας διαχείρισης, των εξωτερικών (μη-μελών) διοικητικών συμβούλων και των δικαιωμάτων των αιρετών μελών του διοικητικού συμβουλίου, καθώς και για τη διαδικασία με την οποία η αποζημίωσή τους και τα δικαιώματα έχουν καθοριστεί στην ετήσια έκθεση πεπραγμένων.

114. Τυχόν αποζημιώσεις για την απώλεια προηγούμενης θέσεως που έχουν γίνει σε οποιοδήποτε μέλος της ομάδας διαχείρισης και οποιεσδήποτε αναντιστοιχίες με τις τρέχουσες συμβάσεις εργασίας τους θα πρέπει να αποκαλύπτονται πλήρως στην ετήσια έκθεση.

115. Η επιτροπή θα πρέπει να καθορίσει και να συμφωνήσει με το διοικητικό συμβούλιο την αποζημίωση και τους όρους απασχόλησης του διευθύνοντος συμβούλου, του γραμματέα και των λοιπών μελών της διαχείρισης, όπως συμφωνήθηκε με το διοικητικό συμβούλιο.

116. Η επιτροπή θα πρέπει να εγκρίνει τον σχεδιασμό και να καθορίσει στόχους για συστήματα αμοιβών σχετιζόμενων με τις επιδόσεις μελών του διοικητικού συμβουλίου ή διαχειριστών, που θα εφαρμόζει ο συνεταιρισμός και να εγκρίνει τις συνολικές ετήσιες πληρωμές που πραγματοποιούνται στο πλαίσιο αυτών των συστημάτων.

117. Η επιτροπή θα πρέπει να εξετάζει τι δεσμεύσεις αποζημίωσης (συμπεριλαμβανομένων εισφορών για συντάξεις και όλα τα άλλα στοιχεία) θα συνεπαγόταν οι όροι του διορισμού σε περίπτωση πρόωρης λήξης της σύμβασης με τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου ή τους διαχειριστές.

118. Η επιτροπή θα πρέπει να επιβλέπει τις συμβατικές ρυθμίσεις με τους διαχειριστές.

119. Η επιτροπή θα πρέπει να συμφωνήσει μια πολιτική δαπανών για τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου.

120. Πληροφορίες από εξωτερικές πηγές ή/και συμβουλές θα πρέπει να λαμβάνονται σχετικά με τις αποζημιώσεις.

18. Η Ελεγκτική Επιτροπή

Βασικός κανόνας

Το διοικητικό συμβούλιο θα πρέπει να συγκροτεί μια ελεγκτική επιτροπή.

Υποστηρικτικοί κανόνες

Οι ρυθμίσεις για την ελεγκτική επιτροπή θα πρέπει να είναι ανάλογες με τα καθήκοντά της επιτροπής και θα ποικίλλουν ανάλογα με το μέγεθος, την πολυπλοκότητα και το προφίλ κινδύνου του συνεταιρισμού.

Η ελεγκτική επιτροπή θα πρέπει να λαμβάνει υπόψη τον κανόνα της απόκτησης αξίας ανάλογης για τα χρήματα που δαπανώνται, για όλες τις δαπάνες της επιχείρησης στο σύνολό της.

Προϋποθέσεις

Σύνθεση

121. Η επιτροπή θα πρέπει να αποτελείται από τουλάχιστον τρία μέλη του διοικητικού συμβουλίου και ο αριθμός τους δεν πρέπει να υπερβαίνει το 50% του συνολικού αριθμού των μελών του διοικητικού συμβουλίου.

122. Το διοικητικό συμβούλιο θα πρέπει να βεβαιωθεί ότι τουλάχιστον ένα μέλος της ελεγκτικής επιτροπής έχει πρόσφατη και σχετική οικονομική εμπειρία και κατά προτίμηση επαγγελματικά προσόντα λογιστικής.

123. Ο πρόεδρος του συνεταιρισμού δεν θα πρέπει να είναι μέλος της ελεγκτικής επιτροπής.

124. Κανένας μέλος του διοικητικού συμβουλίου, το οποίο είναι επίσης τωρινός υπάλληλος ή εργαζόμενος ο οποίος έχει αποσυρθεί από την επιχείρηση κατά τα τελευταία τρία χρόνια, δεν θα πρέπει να συμμετέχει στην ελεγκτική επιτροπή.

125. Μέλος του διοικητικού συμβουλίου, το οποίο είναι επίσης σύμβουλος του συνεταιρισμού, ή ο οποίος έχει σύμβαση προσφοράς υπηρεσίας με αμοιβή, πλην ως μέλος του διοικητικού συμβουλίου, δεν θα πρέπει να συμμετέχει στην ελεγκτική επιτροπή.

126. Διορισμοί στην επιτροπή θα πρέπει να είναι για μια περίοδο έως τριών ετών, η οποία μπορεί να παραταθεί για δύο ακόμη περιόδους τριών ετών.

127. Ο ρόλος και οι αρμοδιότητες της ελεγκτικής επιτροπής θα πρέπει να ορίζονται με γραπτούς όρους εντολής.

128. Η ελεγκτική επιτροπή θα πρέπει να έχει το δικαίωμα να αναφέρει οποιαδήποτε απόφαση από το διοικητικό συμβούλιο να παραβλέψει τις συστάσεις της, στους εξωτερικούς ελεγκτές και στα μέλη.

Οι οικονομικές καταστάσεις

129. Η ελεγκτική επιτροπή θα πρέπει να παρακολουθεί την αξιοπιστία της ετήσιας έκθεσης πεπραγμένων και θα πρέπει να συζητά, να ελέγχει και να θέτει ερωτήματα στη διαχείριση και στον εξωτερικό ελεγκτή.

130. Η διαχείριση θα πρέπει να προετοιμάζει ακριβείς οικονομικές καταστάσεις και γνωστοποιήσεις σύμφωνα με τα πρότυπα χρηματοοικονομικής αναφοράς και τους ισχύοντες κανόνες και κανονισμούς, για λογαριασμό του διοικητικού συμβουλίου.

131. Η ελεγκτική επιτροπή θα πρέπει να λαμβάνει υπόψη σημαντικές λογιστικές πολιτικές, οποιεσδήποτε αλλαγές σε αυτές και οποιεσδήποτε σημαντικές εκτιμήσεις και κρίσεις.

132. Το διοικητικό συμβούλιο θα πρέπει να τηρεί τα συνιστώμενα Συνεταιριστικά Λογιστικά Πρότυπα.

Ο εξωτερικός ελεγκτής

133. Η ελεγκτική επιτροπή θα πρέπει να προβαίνει σε συστάσεις προς το διοικητικό συμβούλιο σε σχέση με το διορισμό του εξωτερικού ελεγκτή και να εγκρίνει τις αμοιβές και τους όρους της εμπλοκής του εξωτερικού ελεγκτή μετά το διορισμό από τα μέλη.

134. Η ελεγκτική επιτροπή θα πρέπει να παρακολουθεί και να ελέγχει την ανεξαρτησία, την αντικειμενικότητα, την αρμοδιότητα και την αποτελεσματικότητα του εξωτερικού ελεγκτή.

135. Η ελεγκτική επιτροπή θα πρέπει, τουλάχιστον σε ετήσια βάση, να συναντά τους εξωτερικούς ελεγκτές, χωρίς την παρουσία των διαχειριστών, για να συζητήσουν θέματα που αφορούν την αρμοδιότητά τους και οποιαδήποτε ζητήματα που προκύπτουν από τον έλεγχο.

136. Οι διοριζόμενοι εξωτερικοί ελεγκτές δεν θα πρέπει να παραμένουν υπεύθυνοι για τον έλεγχο του συνεταιρισμού για χρονικό διάστημα άνω των πέντε ετών.

137. Η ελεγκτική επιτροπή θα πρέπει να αναπτύξει και να εφαρμόσει μια πολιτική για την εμπλοκή του εξωτερικού ελεγκτή για την παροχή μη ελεγκτικών υπηρεσιών.

138. Τα τέλη που καταβάλλονται για τον έλεγχο των επιχειρήσεων για μη ελεγκτικές και ελεγκτικές υπηρεσίες θα πρέπει να γνωστοποιούνται στην ετήσια έκθεση του συνεταιρισμού.

139. Το διοικητικό συμβούλιο θα πρέπει να έχει μια πολιτική που έχει συμφωνηθεί, για την εκ νέου υποβολή προσφορών προς παροχή εξωτερικού ελέγχου, τουλάχιστον κάθε δέκα χρόνια.

Εσωτερικός Έλεγχος και Διαχείριση Κινδύνου

140. Η ελεγκτική επιτροπή θα πρέπει, τουλάχιστον μια φορά το χρόνο, να προβαίνει σε επανεξέταση της αποτελεσματικότητας του συστήματος του συνεταιρισμού για τον εσωτερικό έλεγχο και τη διαχείριση κινδύνου και θα πρέπει να ενημερώνει τα μέλη ότι το έπραξε.

141. Η επανεξέταση θα πρέπει να καλύπτει όλους τους ουσιώδεις ελέγχους, συμπεριλαμβανομένων των χρηματοοικονομικών, των επιχειρησιακών και ελέγχων συμμόρφωσης και των συστημάτων διαχείρισης κινδύνων.

142. Η ελεγκτική επιτροπή θα πρέπει να εξασφαλίζει ότι λαμβάνει αναφορές σχετικά με την αποτελεσματικότητα του ελέγχου από τη λειτουργία του εσωτερικού ελέγχου, ή ισοδύναμες, ή από εξωτερικό συνεργάτη που παρέχει υπηρεσίες εσωτερικού ελέγχου.

143. Όπου δεν υπάρχει λειτουργία εσωτερικού ελέγχου, η ελεγκτική επιτροπή θα πρέπει να εξετάζει σε ετήσια βάση κατά πόσον υπάρχει ανάγκη για μια λειτουργία εσωτερικού ελέγχου και να προβαίνει σε σύσταση προς το διοικητικό συμβούλιο, και οι λόγοι έλλειψης μιας τέτοιας λειτουργίας θα πρέπει να συμπεριλαμβάνονται στην ετήσια έκθεση.

144. Οι πόροι που διατίθενται και η φύση της παροχής υπηρεσιών εσωτερικού ελέγχου θα πρέπει να επανεξετάζονται σε ετήσια βάση από την ελεγκτική επιτροπή και με βάση το μέγεθος, την πολυπλοκότητα και το προφίλ κινδύνου του συνεταιρισμού.

145. Τα θέματα που αφορούν τον διορισμό, την απόλυση ή παραίτηση του εσωτερικού ελεγκτή θα πρέπει να εξετάζονται από την ελεγκτική επιτροπή, η οποία θα πρέπει να προβαίνει σε συστάσεις προς το διοικητικό συμβούλιο.

146. Η ελεγκτική επιτροπή θα πρέπει να επανεξετάζει την αποτελεσματικότητα των υπηρεσιών εσωτερικού ελέγχου και διαχείρισης κινδύνου και να εξασφαλίζει ότι ο πάροχος των υπηρεσιών αυτών έχει άμεση πρόσβαση στην ελεγκτική επιτροπή, συμπεριλαμβανομένης της συνάντησης τουλάχιστον μία φορά το χρόνο, χωρίς την παρουσία των υπευθύνων διαχείρισης.

Διαδικασία καταγγελίας δυσλειτουργιών

147. Το διοικητικό συμβούλιο θα πρέπει να έχει μια τεκμηριωμένη διαδικασία που να επιτρέπει στους εργαζόμενους να εγείρουν ανησυχίες, εμπιστευτικά, για θέματα χρηματοοικονομικής παρουσίασης, δημοσιονομικού ελέγχου ή για οποιαδήποτε άλλα θέματα.

148. Η διαδικασία αυτή θα πρέπει να είναι σύμφωνη με τον Public Interest Disclosure Act 1998.

149. Θέματα που εγείρονται στο πλαίσιο της διαδικασίας αυτής θα πρέπει να διερευνώνται με έναν συνεπή, αναλογικό και ανεξάρτητο τρόπο και κατάλληλα μέτρα να λαμβάνονται.

150. Όλοι οι εργαζόμενοι πρέπει να είναι ενήμεροι αυτής της διαδικασίας.

151. Η ελεγκτική επιτροπή θα πρέπει να διασφαλίζει ότι η παραπάνω διαδικασία είναι αποτελεσματική και να επανεξετάζει τα βασικά συμπεράσματα και τις δράσεις που προκύπτουν από τις έρευνες που απορρέουν από την καταγγελία δυσλειτουργιών.

152. Η διαδικασία θα πρέπει να καταστήσει σαφές ότι ο συνεταιρισμός ενθαρρύνει τους εργαζόμενους να εγείρουν ανησυχίες με ειλικρίνεια και καλή πίστη και ότι δεν θα αναληφθεί δράση εναντίον τους επειδή έπραξαν κάτι τέτοιο.

153. Το διοικητικό συμβούλιο θα πρέπει να καταστήσει σαφή την πολιτική του για την πειθαρχική μεταχείριση των εργαζομένων που βρέθηκαν να έχουν κάνει κακόβουλους ισχυρισμούς.

19. Έκθεση Ελεγκτή προς το Διοικητικό Συμβούλιο

Προϋποθέσεις

154. Κάθε μέλος του διοικητικού συμβουλίου πρέπει να λαμβάνει αντίγραφο της έκθεσης του ελεγκτή (που συνήθως αναφέρεται ως Κύρια Σημεία της Έκθεσης Ελέγχου), η οποία περιλαμβάνει τις διαπιστώσεις του ελεγκτή από τον εξωτερικό έλεγχο. (Αυτό δεν πρέπει να συγχέεται με την Έκθεση του Ανεξάρτητου Ελεγκτή).

155. Στο διοικητικό συμβούλιο θα πρέπει να δίδεται η ευκαιρία να εγείρει ερωτήματα και να ανατροφοδοτεί με τις παρατηρήσεις του τη συζήτηση σε μια συγκεκριμένη συνεδρίαση του διοικητικού συμβουλίου.

156. Επιπλέον, πρέπει να παρέχεται επαρκής χρόνος στην ελεγκτική επιτροπή για να:

• Συζητήσει πλήρως την έκθεση του ελεγκτή και την ανταπόκριση της διαχείρισης
• Εξετάσει διορθωτικές ενέργειες ή αλλαγές στις διαδικασίες που προτείνει η διαχείριση
• Παρακολουθήσει την πρόοδο στην υλοποίηση των προτεινόμενων δράσεων.

20. Η Ετήσια Έκθεση Πεπραγμένων

Βασικός κανόνας

Το διοικητικό συμβούλιο θα πρέπει να εξασφαλίζει ότι η ετήσια έκθεση παρουσιάζει μια δίκαιη, ισορροπημένη και κατανοητή εκτίμηση του συνεταιριστικού επιχειρηματικού μοντέλου, της στρατηγικής και της απόδοσής του.

Υποστηρικτικός κανόνας

Η έκθεση θα πρέπει να περιλαμβάνει μια συνεκτική εξήγηση της επίδοσης και των προοπτικών του συνεταιρισμού. Περιοχές κακής επίδοσης θα πρέπει να εμφανίζονται με την ίδια προβολή όπως και οι τομείς επιχειρηματικής επιτυχίας.

Προϋποθέσεις

157. Η ετήσια έκθεση πρέπει να περιλαμβάνει μια δήλωση για το πώς λειτουργεί το διοικητικό συμβούλιο, συμπεριλαμβανομένης μιας δήλωσης υψηλού επιπέδου για τις κατηγορίες αποφάσεων που θα λαμβάνονται από το διοικητικό συμβούλιο και ποιες θα ανατεθούν στην διαχείριση.

158. Η ετήσια έκθεση πρέπει να περιλαμβάνει λεπτομέρειες για το πώς το διοικητικό συμβούλιο έχει εντοπίσει και αντιμετωπίσει τον κίνδυνο.

159. Η ετήσια έκθεση πρέπει να περιλαμβάνει την έκθεση της γνώμης του ελεγκτή σχετικά με τους λογαριασμούς.

160. Θα πρέπει επίσης να περιλαμβάνει μια δήλωση συμμόρφωσης με τον παρόντα Κώδικα.


Αξιολόγηση της συμμόρφωσης

Οι συνεταιρισμοί θα πρέπει να υποβάλλουν στην Οργάνωση Co-operatives UK ή στον SAOS:

• Ένα συμπληρωμένο ερωτηματολόγιο, όπως προβλέπεται από την οργάνωση Co-operatives UK και SAOS, περιγράφοντας την εφαρμογή της κάθε μιας από τις διατάξεις

• Μια δέσμευση στην ετήσια έκθεση για να κάνει αυτή η δήλωση διαθέσιμη στα μέλη κατόπιν σχετικού αιτήματος.

Παρακολούθηση της συμμόρφωσης

Προκειμένου να διασφαλιστεί η ακεραιότητα, η διαφάνεια και η λογοδοσία της διαδικασίας, κάθε χρόνο η ετήσια έκθεση και οι οικονομικές καταστάσεις θα πρέπει να περιλαμβάνουν μια σελίδα ή τμήμα για τη διακυβέρνηση όπου να αναφέρεται η ύπαρξη του Κώδικα, περιγράφοντας την τήρηση του Κώδικα από τον συνεταιρισμό, αναφέροντας τους λόγους για οποιεσδήποτε αποφάσεις να μην εφαρμόσει κάποια από τις διατάξεις του παρόντος κώδικα.

Οι Co-operatives UK και ο SAOS διατηρούμε το δικαίωμα να αποβάλουμε ή να αναστείλουμε τη συμμετοχή κάθε συνεταιρισμού που επανειλημμένως δεν συμμορφώνεται σημαντικά, ή δεν εξηγεί ικανοποιητικά τους λόγους για τη μη συμμόρφωση με ουσιώδεις πλευρές του Κώδικα.

Ενημέρωση του Κώδικα

Οι Co-operatives UK και ο SAOS θα εξασφαλίσουν ότι οι κατάλληλες ρυθμίσεις θα καθιερωθούν για την ενημέρωση των κανόνων αυτού του μοντέλου, ώστε να αντικατοπτρίζει τον Κώδικα και ότι ο ίδιος ο κώδικας θα αναθεωρείται, όπως και όταν απαιτείται.

Διεθνής Συνεταιριστική Συμμαχία

ΔΗΛΩΣΗ ΣΥΝΕΤΑΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΤΑΥΤΟΤΗΤΑΣ

ΟΡΙΣΜΟΣ

Συνεταιρισμός είναι μια αυτόνομη ένωση προσώπων που συγκροτείται εθελοντικά για την αντιμετώπιση των κοινών οικονομικών, κοινωνικών και πολιτιστικών αναγκών και επιδιώξεών τους διαμέσου μιας συνιδιόκτητης και δημοκρατικά διοικούμενης επιχείρησης.

ΑΞΙΕΣ

Οι συνεταιρισμοί στηρίζονται στις αξίες της αυτοβοήθειας, της αυτευθύνης, της δημοκρατίας, της ισότητας, της ισοτιμίας και της αλληλεγγύης. Ακολουθώντας την παράδοση των πρωτεργατών, τα μέλη των συνεταιρισμών στηρίζονται στις ηθικές αξίες της εντιμότητας, της διαφάνειας, της κοινωνικής υπευθυνότητας και της φροντίδας για τους άλλους.

ΑΡΧΕΣ: Οι συνεταιριστικές αρχές αποτελούν τις κατευθυντήριες γραμμές με τις οποίες οι συνεταιρισμοί θέτουν σε εφαρμογή τις αξίες τους.

1η Αρχή: Εθελοντική και ελεύθερη συμμετοχή.

Οι συνεταιρισμοί είναι εθελοντικές οργανώσεις, ανοικτές σε όλα τα πρόσωπα που μπορούν να χρησιμοποιήσουν τις υπηρεσίες τους και επιθυμούν να αποδεχθούν τις ευθύνες του μέλους, χωρίς διακρίσεις φύλου, κοινωνικού επιπέδου, φυλής, πολιτικών πεποιθήσεων ή θρησκείας.

2η Αρχή: Δημοκρατική διοίκηση εκ μέρους των μελών.

Οι συνεταιρισμοί είναι δημοκρατικές οργανώσεις διοικούμενες από τα μέλη τους, τα οποία συμμετέχουν ενεργά στη διαμόρφωση της πολιτικής τους και στη λήψη των αποφάσεων. Άνδρες και γυναίκες που προσφέρουν υπηρεσίες ως αιρετοί εκπρόσωποι είναι υπόλογοι στα μέλη. Στους πρωτοβάθμιους συνεταιρισμούς τα μέλη έχουν ίσα δικαιώματα ψήφου (κάθε μέλος μία ψήφο) και στους συνεταιρισμούς ανωτέρου βαθμού οργανώνονται επίσης με δημοκρατικό τρόπο.

3η Αρχή: Οικονομική συμμετοχή των μελών.

Τα μέλη συμμετέχουν ισότιμα και διαχειρίζονται δημοκρατικά το κεφάλαιο του συνεταιρισμού. Ένα μέρος τουλάχιστον από το κεφάλαιο αυτό αποτελεί συνήθως την κοινή περιουσία του συνεταιρισμού. Τα μέλη συνήθως απολαμβάνουν περιορισμένη αποζημίωση ή καθόλου για το κεφάλαιο που καταθέτουν για να γίνουν μέλη. Τα μέλη διαθέτουν τα πλεονάσματα για οποιονδήποτε ή για όλους από τους ακόλουθους σκοπούς: α) Ανάπτυξη του συνεταιρισμού, ενδεχομένως με τη δημιουργία αποθεματικών, από τα οποία μέρος τουλάχιστον θα είναι αδιανέμητα, β) Απόδοση στα μέλη ανάλογα με τις συναλλαγές τους με τον συνεταιρισμό και γ) Υποστήριξη άλλων δραστηριοτήτων που εγκρίνονται από τα μέλη.

4η Αρχή: Αυτονομία και ανεξαρτησία.

Οι συνεταιρισμοί είναι αυτόνομες οργανώσεις αυτοβοήθειας, διοικούμενες από τα μέλη τους. Εάν συνάπτουν συμφωνίες με άλλους φορείς, συμπεριλαμβανομένων των κυβερνήσεων, ή αντλούν κεφάλαια από εξωτερικές πηγές, είναι σ’ αυτό ελεύθεροι, ακολουθώντας κανόνες που διασφαλίζουν τη δημοκρατική διοίκηση από τα μέλη και διατηρούν τη συνεταιριστική αυτονομία.

5η Αρχή: Εκπαίδευση, κατάρτιση και πληροφόρηση.

Οι συνεταιρισμοί παρέχουν εκπαίδευση και πρακτική εξάσκηση στα μέλη τους, στα αιρετά μέλη της διοίκησης, στα διευθυντικά στελέχη και στους υπαλλήλους, ώστε να μπορούν να συμβάλλουν αποτελεσματικά στην ανάπτυξη των συνεταιρισμών τους. Παρέχουν πληροφόρηση στο κοινό - ιδιαίτερα στους νέους και στους διαμορφωτές της κοινής γνώμης - σχετικά με τη φύση και τα οφέλη της συνεργασίας.

6η Αρχή: Συνεργασία μεταξύ συνεταιρισμών.

Οι συνεταιρισμοί υπηρετούν με τη μέγιστη αποτελεσματικότητα τα μέλη τους και ισχυροποιούν τη συνεταιριστική κίνηση όταν συνεργάζονται μεταξύ τους δια μέσου οργανώσεων τοπικού, εθνικού, περιφερειακού και διεθνούς επιπέδου.

7η Αρχή: Ενδιαφέρον για την κοινότητα.

Οι συνεταιρισμοί εργάζονται για τη βιώσιμη ανάπτυξη των κοινοτήτων τους, με πολιτικές που εγκρίνονται από τα μέλη τους.

Co-operatives UK

Η οργάνωση Co-operatives UK (συνεταιρισμοί του Ηνωμένου Βασιλείου) έχει έργο της να προωθεί, να αναπτύσσει και να ενώνει συνεταιριστικές επιχειρήσεις. Έχει ένα μοναδικό ρόλο ως εμπορική ένωση για τους συνεταιρισμούς και οι εκστρατείες της για τη συνεργασία, όπως το Συνεταιριστικό Δεκαπενθήμερο, φέρει σε επαφή όλους εκείνους που διαθέτουν πάθος και ενδιαφέρον για συνεταιριστική δράση.

Κάθε οργάνωση που υποστηρίζει τη συνεργασία και την αμοιβαιότητα μπορεί να ενταχθεί και υπάρχουν πολλές ευκαιρίες διαδικτυακά για άτομα να συνδεθούν με τις τελευταίες συνεταιριστικές ειδήσεις, τις καινοτομίες και τις εκστρατείες. Όλα τα μέλη επωφελούνται από εξειδικευμένες υπηρεσίες και από την ευκαιρία να δικτυωθούν με άλλους συνεταιρισμούς.

www.uk.coop



SAOS

Ο SAOS (Κορυφαία Οργάνωσης Γεωργικών Συνεταιρισμών της Σκωτίας - The Scottish Agricultural Organisation Society) εξειδικεύεται στην ανάπτυξη και τη διακυβέρνηση των γεωργικών συνεταιρισμών με πάνω από 100 χρόνια εμπειρίας. Παρέχει υπηρεσίες για την ανάπτυξη της γεωργίας και της βιομηχανίας τροφίμων σε ένα ευρύ φάσμα πελατών του κλάδου και του δημόσιου τομέα. Ο SAOS είναι μια συνεταιριστική οργάνωση που ανήκει και διοικείται από 70 γεωργικούς συνεταιρισμούς.

www.saos.coop